04/06/2024
অ্যাপ রিভিউ: ট্রেলো
আপনার উদ্যোগ বা স্মল বিজনেসে হয়ত ৭ জন কর্মী আছে। প্রতিদিনই এই ৭ জনকে ফোন করে বা টেক্সট করে খবর নিতে হয়। কাজের আপডেট পেতে বার বার ফোন বা টেক্সট করতে হয়। অনেক সময় সঙ্গে সঙ্গে তাদেরকে ফোনে বা টেক্সটে পাওয়াও যায় না। দেখা যায়, কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করতে গিয়ে অনেক দরকারি কাজ সময় মত করা হয়ে ওঠে না। এ থেকে আপনাকে মুক্তি দেবে ট্রেলো (Trello)।
এর কিছু্ই করতে হবে না যদি ট্রেলো থাকে আপনার। ট্রেলোর কার্ডে আপনার টিম মেম্বাররা প্রত্যেকে নিজ নিজ কাজের আপডেট জানাতে থাকবে। আপনার যখন খুশি দেখে নেবেন কাজের কী অবস্থা। সে অনুযায়ী ট্রেলো কার্ডেই তাদের পরামর্শ বা নির্দেশ দেবেন, কী করতে হবে!
ট্রেলোকে আরো বিশদভাবে পরিচিত করিয়ে দেওয়ার আগেই এর একটি চমৎকার ফিচার সম্পর্কে জেনে নিন। এতে টেমপ্লেট গ্যালারি আছে। অসংখ্য টেমপ্লেট থেকে আপনি কোন ধরনের বোর্ডে কাজ করবেন সেটা বাছাই করতে পারবেন।
নন প্রফিট অর্গানাইজেশনের জন্য সফটওয়্যারটি ব্যবহার করতে চান, দূর থেকে কর্মীদের পরিচালনা করতে চান, ব্যবসার প্রচারে একটি মার্কেটিং প্ল্যান তৈরি করতে চান—চিন্তার কারণ নেই, এই সব কিছুর জন্যই ট্রেলোতে টেমপ্লেট আছে।
আপনার যা যা দরকার হতে পারে সেসব নিয়েই এই টেমপ্লেটগুলি বানানো হয়েছে। অর্থাৎ, আপনার কাজ হবে শুধু প্রয়োজন মত বাছাই করে নেওয়া। এবং টেমপ্লেট দেখেই আইডিয়া নিতে পারবেন একটি বিষয়ে কাজ করতে এর কোন কোন দিক নিয়ে আপনাকে ভাবতে হবে।
একই সাথে যদি দৃষ্টিনন্দন, স্বয়ংক্রিয় এবং সহজে ব্যবহারযোগ্য প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল খুঁজে থাকেন, ট্রেলো একটি অসাধারণ অপশন হতে যাচ্ছে। এক কথায়, ট্রেলো দেখলেই বুঝতে পারবেন কী কাজ চলছে, টিমের কে কী করছে, এবং তা প্রক্রিয়ার কোন ধাপে, কী অবস্থায় আছে।
একটি হোয়াইটবোর্ডের কথা ভাবুন, যেখানে স্টিকি নোটে ভরা অনেক তালিকা আছে, আর প্রতিটি নোট আপনার এবং আপনার টিমের জন্য একটি কাজের প্রতিনিধিত্ব করছে। কল্পনা করুন যে প্রতিটি স্টিকি নোটের সাথে ছবি, অন্যান্য ডেটা উৎস থেকে লিংক ও অ্যাটাচমেন্ট, ডকুমেন্ট এবং আপনার সহযোগীদের সঙ্গে মন্তব্য বিনিময়ের জায়গা রয়েছে।
এবার কল্পনা করুন, আপনি যেখানেই যান না কেন আপনার স্মার্টফোনে সেই হোয়াইটবোর্ডটি বহন করে নিয়ে যেতে পারছেন, এবং ওয়েবের মাধ্যমে যেকোনো কম্পিউটার থেকে এটা ব্যবহার করতে পারছেন।
ঠিক এটাই ট্রেলো!
ট্রেলো মূলত একটি ওয়েব বেজড, কানবান স্টাইল, লিস্ট মেকিং অ্যাপ্লিকশন। তবে এর মোবাইল অ্যাপও আছে। যে কারো সাথে যে কোনো কিছু অর্গানাইজ করার ক্ষেত্রে ট্রেলোর সক্ষমতা অতুলনীয়।
ট্রেলোর যাত্রা শুরু হয়েছিল ছোট উদ্দেশ্যে। এটি ছিল কানবান-স্টাইলের একটি ডিজিটাল হোয়াইটবোর্ড। ২০১১ সালে নিউ ইয়র্ক ভিত্তিক ‘ফগ ক্রিক সফটওয়্যার’ ট্রেলো চালু করে।
শুরুতে মাত্র ৪ জন প্রোগ্রামার মিলে এটি তৈরি করেছিলেন। ‘ফগ ক্রিক’ এর কর্মীরা নিজেদের প্রজেক্টের ট্র্যাক রাখার জন্য ট্রেলো বানিয়েছিল। তাদের উদ্দেশ্য ছিল একটি সহজ টুল তৈরি করা, যা তাদের টিমকে একসাথে কাজ করতে এবং অনলাইনে প্রজেক্ট ম্যানেজ করতে সাহায্য করবে।
২০১৭ সালে অস্ট্রেলিয়ান সফটওয়্যার ডেভেলপার অ্যাটলাসিয়ান অ্যাপটি কিনে নেয় ৪২৫ মিলিয়ন ডলারে। অ্যাটলাসিয়ান যখন এটি কিনে নেয়, বিশ্বজুড়ে এর ব্যবহারকারীর সংখ্যা ছিল প্রায় ২ কোটি। বিভিন্ন অনলাইন রিভিউ এবং প্রযুক্তি সংবাদ ওয়েবসাইট অনুমান করে যে ট্রেলোর এখন প্রতিদিনকার সক্রিয় ব্যবহারকারীর সংখ্যা ১০ মিলিয়নেরও বেশি।
উল্লেখ্য, ট্রেলো ব্যবহার বেশ সহজ এবং শুরু করার জন্য খুব কম কিছুই শিখতে হয়।
ট্রেলোর যেকোনো ওয়ার্কস্পেসের বোর্ডে কেবল ৪টি মূল উপাদান (বোর্ড, লিস্ট, কার্ড ও মেন্যু) থাকে, কিন্তু এগুলির সম্ভাবনা অপরিসীম।
# বোর্ড কী?
বোর্ড (A) হল এমন একটা জায়গা যেখানে আপনি তথ্য সংরক্ষণ করতে পারবেন। ব্যবসার জন্য ওয়েবসাইট চালু করবেন, নতুন কর্মী নিয়োগ দেবেন, পণ্যের বেচাবিক্রি ট্র্যাক করবেন, বা অফিসে পার্টির আয়োজন করবেন, সবকিছুর তথ্য হালনাগাদ করতে পারবেন এই ট্রেলো বোর্ডে।
আপনার সহকর্মীরাও যে যেখানেই থাকুন না কেন, তাদের যার যার দায়িত্বে থাকা কাজের তথ্য আপডেট করতে পারবেন এই বোর্ডে।
# লিস্ট কী?
লিস্ট (B) কার্ডগুলিকে, অথবা নির্দিষ্ট কাজ বা তথ্যের খণ্ডগুলিকে তাদের অগ্রগতির বিভিন্ন পর্যায়ে সাজিয়ে রাখে।
লিস্টগুলি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে ব্যবহৃত হতে পারে যেখানে, কার্ডগুলিকে প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত সরানো যায়। অথবা শুধুমাত্র আইডিয়া এবং তথ্য ট্র্যাক করার জন্য একটি জায়গা হিসাবে কাজ করতে পারে।
বোর্ডে আপনি যত ইচ্ছা তত লিস্ট যোগ করতে পারবেন এবং সেগুলিকে পছন্দ অনুযায়ী সাজিয়ে এবং শিরোনাম দিতে পারবেন।
# কার্ড কী?
ট্রেলোতে, কার্ড (C) হল এক ধরনের ডিজিটাল নোট যা আপনি বিভিন্ন কাজ বা টাস্ক ট্র্যাক করতে তৈরি করতে পারেন। এগুলি ট্রেলো বোর্ডে কলামের মধ্যে ওপর থেকে নিচে সাজানো থাকে, যা প্রজেক্টের বিভিন্ন পর্যায়, বিভাগ, বা ওয়ার্কফ্লো এর ধাপগুলিকে বোঝায়।
• ট্রেলো’তে কার্ড যা করে:
১. কাজ ট্র্যাকিং: প্রতিটি কার্ড একটি নির্দিষ্ট কাজ বা টাস্কের জন্য নিবেদিত। এতে কাজের নাম, বিবরণ, সময়সীমা, অগ্রগতি, এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
২. সহযোগিতা: টিম মেম্বাররা কার্ডে মন্তব্য, প্রশ্ন এবং ফাইল অ্যাটাচ করে কাজে সহযোগিতা করতে পারে।
৩. দৃশ্যমানতা: ট্রেলো বোর্ডে কার্ডগুলি সাজানো থাকায় টিমের সদস্যরা সহজেই দেখতে পারে কে কোন কাজ করছে, কোন কাজের অগ্রগতি কেমন, এবং কোনো কাজে সমস্যা হচ্ছে কিনা।
৪. ওয়ার্কফ্লো ব্যবস্থাপনা: প্রজেক্টের আপডেট অনুসরণ করে ট্রেলো কার্ডগুলি এক কলাম থেকে অন্য কলামে সরিয়ে নেওয়া সম্ভব।
৫. অনুপ্রেরণা: ট্রেলোতে কার্ডের জন্য চেকলিস্ট, লেবেল এবং প্রায়োরিটি সেটিংস ব্যবহার করে টিম মেম্বারদের কাজের প্রতি প্রেরণা বাড়ানো যেতে পারে।
• কার্ডের কিছু গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য:
১. শিরোনাম: কার্ডে থাকতে পারে একটি সংক্ষিপ্ত নাম যা কাজ সম্পর্কে ধারণা দেবে।
২. বিবরণ: কাজের আরও বিস্তারিত তথ্য, যেমন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, প্রয়োজনীয়তা, সময়সীমা, ইত্যাদি।
৩. চেকলিস্ট: কাজ সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় ছোট ছোট পদক্ষেপের তালিকা।
৪. লেবেল: কার্ডকে বিভাগ, প্রকল্প, বা অগ্রগতির স্তর অনুসারে শ্রেণিবদ্ধ করার জন্য ব্যবহৃত হয়।
৫. অনুসারী: কার্ডে যারা আগ্রহী তাদের নাম।
৬. ফাইল সংযুক্তি: কার্ডের সাথে সম্পর্কিত ফাইল, ছবি, বা ডকুমেন্ট যোগ করার জন্য।
৭. মন্তব্য: টিমের সদস্যদের মধ্যে আলোচনার জন্য।
৮. কার্ড সরানো: কার্ড এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় সরানোর নিয়ম তৈরি করা।
ট্রেলোতে কার্ড ব্যবহার করে আপনি আপনার টিমের কার্যকারিতা এবং উৎপাদনশীলতা উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারেন।
# মেন্যু কী?
ট্রেলো বোর্ডের ডান দিকে রয়েছে মেন্যু (D)—আপনার বোর্ডের মিশন কন্ট্রোল সেন্টার। মেন্যু থেকে টিম মেম্বারদের বোর্ডে কাজ করার পারমিশন দিতে পারবেন, সেটিংস নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন, কার্ড সার্চ করতে পারেন, পাওয়ার-আপ এনাবল করতে পারেন এবং অটোমেশন তৈরি করতে পারেন।
মেন্যুর অ্যাক্টিভিটি ফিডে গিয়ে বোর্ডে ঘটে যাওয়া সমস্ত কার্যকলাপ দেখতে পারেন।
ট্রেলো বোর্ডে মেন্যুতে বেশ কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার রয়েছে যা ব্যবহারকারীদের তাদের বোর্ডগুলি কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে সহায়তা করে।
• মেন্যুর কাজ কী:
১. বোর্ড সেটিংস: এখানে বোর্ডের নাম, ব্যাকগ্রাউন্ড, সদস্যপদ এবং অনুমতিগুলি পরিবর্তন করা যায়।
২. বোর্ড মেম্বারদের অ্যাড করা বা বাদ দেয়া: আপনি এখানে বোর্ডে নতুন সদস্যদের অ্যাড করতে বা পুরানো সদস্যদের বাদ দিতে পারবেন।
৩. কার্ড ফিল্টারিং: নির্দিষ্ট লেবেল, সদস্য বা সময়সীমার ভিত্তিতে কার্ডগুলি ফিল্টার করতে পারবেন।
৪. বোর্ডের কার্যকলাপ: এখানে বোর্ডের সমস্ত কার্যকলাপের একটি ক্রম দেখায যায়, কী কী পরিবর্তন হলো দেখতে সহায়ক।
৫. পাওয়ার-আপস (Power-Ups) যোগ করা: বোর্ডে অতিরিক্ত কার্যকারিতা যুক্ত করার জন্য বিভিন্ন পাওয়ার-আপস বা ইন্টিগ্রেশন যোগ করা যায়।
৬. স্টিকার এবং লেবেল: কার্ডগুলিকে আরও সুশৃঙ্খল এবং দৃশ্যমান করতে স্টিকার এবং লেবেল ব্যবহার করা যায় এখান থেকে।
৭. বোর্ড আর্কাইভ করা: সম্পূর্ণ বোর্ড বা নির্দিষ্ট তালিকা/কার্ডগুলি আর্কাইভ করা যায় এখানে।
এই মেন্যুর মাধ্যমে, ব্যবহারকারীরা তাদের বোর্ডগুলি আরও কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে এবং কাস্টমাইজ করতে পারেন, যা প্রকল্প পরিচালনাকে আরও সহজ এবং সুশৃঙ্খল করে তোলে।
# পাওয়ার-আপস
ট্রেলো বোর্ডগুলিকে আরও বেশি কার্যকর এবং কাস্টমাইজ করার জন্য পাওয়ার-আপস নামক থার্ড-পার্টি অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করা যেতে পারে।
# শক্তিশালী কোলাবরেশন ফিচার
কাজের ক্ষমতা আরও বাড়ানোর জন্য দুটি অতিরিক্ত শক্তিশালী কোলাবরেশন ফিচার আছে ট্রেলো’তে, ‘অ্যাডভান্সড চেকলিস্ট’ এবং ‘কাস্টম ফিল্ডস’। ট্রেলো স্ট্যান্ডার্ড, ট্রেলো প্রিমিয়াম এবং ট্রেলো এন্টারপ্রাইজের পেইড ফিচার হিসাবে এগুলি পাওয়া যায়।
‘অ্যাডভান্সড চেকলিস্ট’ এবং ‘কাস্টম ফিল্ডস’ দিয়ে টিমের ক্ষমতা বাড়াতে পারবেন, কাজের প্রক্রিয়ায় আরও কাস্টমাইজেশন যোগ করতে পারবেন এবং যত প্রয়োজন তত প্রজেক্ট পরিচালনা করতে পারবেন।
‘অ্যাডভান্সড চেকলিস্ট’ ফাংশনটি ক্ষুদ্র পর্যায়ে আপনার প্রজেক্টকে সুন্দরভাবে পরিপূর্ণ করতে দেবে।
চেকলিস্টের আইটেমগুলিতে তারিখ যুক্ত করলে আপনার চেকলিস্টটি ক্যালেন্ডার ভিউতে প্রদর্শিত হবে (ট্রেলো প্রিমিয়ামের সাথে ভিউ অপশন পাওয়া যায়) যাতে আপনি সামনে কী আছে সে সম্পর্কে আরও স্পষ্টতা পেতে পারেন।
# ভিউ
প্রাসঙ্গিক তথ্য হাইলাইট করতে তাৎক্ষণিকভাবেই ভিউ পরিবর্তন করার সুযোগ আছে পেইড ট্রেলোতে। ভিন্ন ভিন্ন ভিউতে কোনো প্রজেক্টকে উপস্থাপন করা যায় এতে। যেমন টাইমলাইন, টেবিল, ক্যালেন্ডার, ড্যাশবোর্ড, ম্যাপ ইত্যাদি ভিউতে যেকোনো প্রজেক্ট দেখতে পারবেন আপনি, যদি আপনার ট্রেলো স্ট্যান্ডার্ড বা ট্রেলো প্রিমিয়াম সাবস্ক্রিপশন থাকে। উল্লেখ্য ট্রেলোর ডিফল্ট ভিউ হচ্ছে বোর্ড ভিউ বা কানবান ভিউ।
# ট্রেলো ফ্রি প্ল্যান
ট্রেলো’র একটি ফ্রি প্ল্যান ও ৩টি পেইড প্ল্যান আছে। তবে ফ্রি প্ল্যানেই যথেষ্ট প্রয়োজনীয় ফিচার পাওয়া যায়। অসংখ্য পারসোনাল বোর্ড, কার্ড, লিস্ট, ও ১০ সদস্যের বোর্ড বানাতে পারবেন। এখানে কোনো ফ্রি ট্রায়ালের ব্যাপার নেই, মানে যতদিন ইচ্ছা ফ্রি ভার্সন ব্যবহার করতে পারবেন।
• ফ্রি প্ল্যানে যেসব সুবিধা পাচ্ছেন:
১. আনলিমিটেড কার্ড: বোর্ডে যত খুশি কার্ড যুক্ত করতে পারবেন।
২. প্রতি ওয়ার্কস্পেসে ১০টি বোর্ড: ওয়ার্কস্পেসের জন্য ১০টি পর্যন্ত আলাদা বোর্ড বানাতে পারবেন।
৩. আনলিমিটেড স্টোরেজ: যত খুশি ফাইল আপলোড দিতে পারবেন। তবে একেকটি ফাইলের সাইজ ১০ এমবির বেশি হতে পারবে না।
৪. ২৫০ ওয়ার্কস্পেস কমান্ড: যদি ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন তৈরি করেন, সেগুলি প্রতি মাসে ২৫০ বার চলতে পারবে।
৫. কাজের সব টুল একত্রিত করা: ট্রেলোতে ইন্টিগ্রশন, ‘পাওয়ার আপ’ নামে পরিচিত। ফ্রি প্ল্যানে, স্ল্যাক, গুগল ড্রাইভ ও সেলসফোর্সসহ সব ধরনের টুল একত্রিত করতে পারবেন।
ট্রেলো ফ্রি প্ল্যানে অনেক সুযোগ সুবিধা পাওয়া যায়। একা কাজ করলে অথবা অল্প সময়ের জন্য এটা পারফেক্ট। আপনি যদি আপনার ওয়ার্কস্পেসের ওপর আরও নিয়ন্ত্রণ চান, তাহলে ট্রেলো প্রিমিয়াম আপনার জন্য একটি ভাল অপশন হতে পারে।
সব মিলিয়ে ট্রেলো একটি দারুণ অ্যাপ্লিকেশন। যারা এটি প্রথম ব্যবহার করবেন, কিছুক্ষণ মনোযোগ দিলেই এর সব সুবিধা ও কৌশলগুলি খুব সহজে আয়ত্ত করতে পারবেন।
#কাজ #অ্যাপ #ট্রেলো
