12/07/2021
7 Techniques qui révolutionnent l’acquisition et l’indexation de vos archives.
Vous avez opté pour une solution d’archivage électronique de document. Félicitation !
Mais vous êtes-vous, déjà, demandez comment injecter les documents produits depuis l’existence de votre prestigieuse entreprise ?
Pour optimiser le temps de recherche dans vos archives il faudra les indexer au maximum possible les documents. Mais pour atteindre cet objectif, vos agents mettent en moyenne 3 minutes pour renseigner 14 champs. Les sept techniques que vous découvrirez ici vous permettront d’optimiser vos procédures d'archivage et de facilement faire la reprise les archives existantes déjà numérisées ou pas.
Que ce soit pour des archives courantes ou définitives, vous gagnez énormément du temps avec les techniques suivantes :
👉 OCR : optical character recognition, est la reconnaissance optique des caractères (ROC). Elle vous permettra de traduire automatiquement le texte imprimé dans vos documents en texte saisi à l’écran ;
👉 LAD : lecture automatique de documents structurés. Elle vous permettra par exemple de lire automatiquement le numéro, la date et le montant d’une facture, d’une fiche de paie. Vous pourrez l’utiliser pour reconnaître toutes vos métadonnées dans les documents structurés ;
👉 RAD : Reconnaissance automatique de document. Cette technique vous permettra d’identifier automatiquement le type d’un document pour son indexation ;
👉 Balayage de dossier : cette technique vous permettra de parcourir automatiquement des répertoires dans votre système de fichier pour récupérer tous les documents qu’y s’y trouves. Combiner avec l’OCR, la RAD et la LAD vous disposerez d’un système très puissant qui vous permettra de traiter en temps records les archives de plusieurs années sans faire de grandes saisies ;
👉 Récupération par e-mail vous permettra de récupérer les documents reçus dans vos adresses électroniques sans jamais les imprimer ;
👉 Interfaçage avec les applications métiers : une technique exceptionnelle qui vient supprimer les erreurs de saisie ou de reconnaissance automatique. En effet, grâce à elle vous récupérez les données d’indexations et les documents générés dans vos applications métiers.
👉 Routines : la mise en place de cette technique vous permettra d’automatiser les procédures de traitement des archives, d’automatiser la récupération de documents dans les applications métiers, de notifier des erreurs et les actions non autorisées, de suivre horodatage pour garantir l’intégrité des documents, etc.
Découvrez dès maintenant une solution qui vous offre nativement toutes ces technologies et bien d’autres encore sur le site : https://allianceconsultants.net/docupro-suite-solution-de-gestion-electronique-des-documents
À bientôt pour de nouvelles fonctionnalités !
