X-Ware

X-Ware Innovation for Home & Office Die HSA EDV-Geräte Handels u.

Service GmbH wurde 2004 als Unternehmen für Drucklösungen und Druckerservice gegründet und bietet somit seinen Kunden umfassende Konzepte im Bereich Drucken, Kopieren Scannen und Dokumentenmanagement. Seit 2010 sind wir Xerox Business Partner, wodurch unser Portfolio und unsere Leistungsfähigkeit enorm gesteigert werden konnte.

Frage an Finanzverantwortliche: Wie oft überprüft ihr eure Druckkosten?Eine direkte Frage an alle CFOs, Controller und F...
31/07/2026

Frage an Finanzverantwortliche: Wie oft überprüft ihr eure Druckkosten?
Eine direkte Frage an alle CFOs, Controller und Finanzleiter hier:
Wie oft überprüft ihr aktiv eure Druckkosten?

📅 A) Monatlich – wir haben ein festes Reporting
📅 B) Quartalsweise – bei der Budgetprüfung
📅 C) Jährlich – wenn der Vertrag zur Verlängerung kommt
📅 D) Eigentlich nie – es gibt Wichtigeres
📅 E) Was sind Druckkosten genau? (Ohne Ironie – das ist eine echte Antwort, die ich kenne)

Ich stelle diese Frage nicht, um zu provozieren.
Ich stelle sie, weil die Antwort fast immer zeigt: Druckkosten sind die am wenigsten gemanagete Kostenkategorie in Unternehmen.

Und gleichzeitig eine der wenigen, bei der 20–35 % Einsparung ohne große Investitionen möglich sind.

Was ist deine Antwort?

Ein Anruf, der alles verändert hat: Mein erster Auftrag als Print-ConsultantEs war ein Freitagnachmittag.Der Anruf kam v...
30/07/2026

Ein Anruf, der alles verändert hat: Mein erster Auftrag als Print-Consultant

Es war ein Freitagnachmittag.

Der Anruf kam von einem Bekannten: „Christian, du kennst dich doch mit Druckern aus – kannst du dir mal unser Chaos ansehen?"

Ich dachte, es geht um eine Druckerstörung.

Es war kein Druckerfehler.

Es war ein Unternehmen mit 6 Standorten, über 700 Geräten, drei verschiedenen Lieferanten – und niemand wusste, was das alles kostet.

Ich habe damals eine Woche vor Ort am Standort des Kunden gebraucht, um die Daten manuell zusammenzutragen und um diese im Anschluss zu analysieren - nochmal eine Woche. Heute würde 3manager das in 48 Stunden erledigen.

Das Ergebnis damals: fast 40 % Einsparung durch Konsolidierung und Neuverhandlung der Verträge.

Aber was mich wirklich bewegt hat, war nicht die Zahl.

Es war das Gesicht der Verantwortlichen im Unternehmen, als die das erste Mal wirklich sahen, was in deren Unternehmen passierte.

„Das hätten wir nie geglaubt", sagten sie.

Seitdem mache ich das. Seit über 15 Jahren mache ich Analyse und Consulting.

Weil Transparenz Vertrauen schafft. Und Vertrauen Entscheidungen ermöglicht.

30/07/2026

Oftmals fehlt nur das proaktive und preislich faire PLOTTERSERVICE: Sporadisches Plotterservice, verschobene Wartungsprozesse und stark frequentierter Betrieb führen meist dazu, dass der Plotter schon bald mit Störungen und fehlerhaften ausdrucken auf sich aufmerksam macht. Welche Plotterstörung liegt bei dir aktuell vor?

Schritt-für-Schritt: So läuft eine Drucklandschafts-Analyse mit 3manager abViele fragen mich: „Wie funktioniert das eige...
28/07/2026

Schritt-für-Schritt: So läuft eine Drucklandschafts-Analyse mit 3manager ab

Viele fragen mich: „Wie funktioniert das eigentlich – so eine Analyse?"

Hier ist der Prozess, transparent und vollständig:

🔷 Phase 1: Bestandsaufnahme (Woche 1)

3manager wird in der IT-Infrastruktur eingebunden.

Alle Drucker, Multifunktionsgeräte und Kopierer werden erfasst – automatisch.

Keine manuelle Dateneingabe, keine großen IT-Projekte.

🔷 Phase 2: Datenerhebung (Woche 2–4)

Das System erfasst im Hintergrund: Seitenvolumen, Farbanteil, Fehldrucke, Gerätestatus, Energieverbrauch und Stromkosten, sowie Leasing bzw. Miete.

🔷 Phase 3: Analyse & Bericht

Ich werte die Daten gemeinsam mit dem Kunden aus.

Wir identifizieren: Kostentreiber, Optimierungspotenziale, Fehlkonfigurationen, Überkapazitäten.

🔷 Phase 4: Empfehlungen & Umsetzung

Klare, priorisierte Handlungsempfehlungen.

Von einfachen Konfigurationsänderungen bis zu Flottenumstrukturierungen.

Kein Verkaufsdruck für neue Geräte – nur das, was wirklich sinnvoll ist.

🔷 Phase 5: Monitoring

3manager bleibt aktiv. Du siehst ab sofort jeden Monat, was passiert.

Verbesserungen werden sichtbar. Neue Auffälligkeiten werden früh erkannt.

Interesse an einer kostenlosen Erstanalyse?

Schreib mir – ich melde mich innerhalb von 24 Stunden.

Diese eine Zahl verändert, wie CFOs über Office-Printing denkenWas wäre, wenn ich dir sage:Druckkosten machen in vielen ...
27/07/2026

Diese eine Zahl verändert, wie CFOs über Office-Printing denken

Was wäre, wenn ich dir sage:

Druckkosten machen in vielen Unternehmen 1–3 % des Gesamtumsatzes aus.

Klingt klein?

Bei einem Unternehmen mit 10 Mio. € Umsatz sind das bis zu 300.000 € – jedes Jahr.

Und davon sind im Schnitt 25–35 % vermeidbar.

Das sind bis zu 100.000 €, die einfach verschwinden.

Nicht durch Fehler. Nicht durch unqualifiziertes Personal.

Sondern durch fehlende Sichtbarkeit.

Kein CFO, dem ich das zeige, sagt danach noch: „Drucker? Das ist Kleinkram."

Denn das ist es nicht.

Es ist eine der wenigen Kostenpositionen, bei der Einsparungen von 20–35 % realistisch und schnell erreichbar sind – ohne große Investitionen.

Nur mit den richtigen Daten - und mit dem Willen zur Umsetzung.

Wenn du dein Unternehmen führst und Drucker bisher als Randthema abgetan hast: Lass uns reden.

Was nervt dich am meisten an deiner aktuellen Druckerinfrastruktur?Ich frage direkt – weil die Antwort meistens sehr auf...
17/07/2026

Was nervt dich am meisten an deiner aktuellen Druckerinfrastruktur?

Ich frage direkt – weil die Antwort meistens sehr aufschlussreich ist.

Was ist dein größtes Druckerärgernis?
🔴 A) Ständige Störungen und Papierstaus
🔴 B) Keine Ahnung, was das alles kostet
🔴 C) Zu viele Geräte von zu vielen Herstellern
🔴 D) Wartungsverträge, die sich nicht lohnen
🔴 E) Niemand ist wirklich zuständig
🔴 F) Etwas anderes – schreib's in die Kommentare!

Ich lese jeden Kommentar – und oft steckt in der Antwort schon die halbe Lösung.

Aus über 30 Jahren Erfahrung in der Print-Branche weiß ich: Die meisten Probleme haben einen gemeinsamen Ursprung – fehlende Datenbasis.

Wenn du weißt, was passiert, kannst du handeln.

Drucker-Auslastung optimieren: 3 Kennzahlen, die jeder Controller kennen sollteController lieben Zahlen. Aber beim Thema...
16/07/2026

Drucker-Auslastung optimieren: 3 Kennzahlen, die jeder Controller kennen sollte
Controller lieben Zahlen. Aber beim Thema Drucker fehlen die richtigen Zahlen fast immer.

Hier sind die 3 KPIs, die wirklich zählen:

📊 KPI 1: Kosten pro Seite (CPS)
Die Grundkennzahl. Toner + Wartung + Energie + Leasing geteilt durch Gesamtvolumen.
Ziel: unter 0,02 € für S/W, unter 0,10 € für Farbe.
Alles darüber ist Potenzial für Einsparung.

📊 KPI 2: Geräteauslastungsgrad
Seitenvolumen je Gerät vs. empfohlener Monatskapazität.
Unter 20 % = Gerät zu groß oder falsch platziert.
Über 85 % = Überlastung, Wartungsrisiko steigt.

📊 KPI 3: Druckkosten je Mitarbeiter / Kostenstelle
Was druckt Abteilung A – und was druckt Abteilung B?
Ohne diese Aufschlüsselung gibt es keine gerechte Budgetplanung und keine gezielten Einsparmaßnahmen.

Diese drei Zahlen – konsequent über 12 Monate getracked – geben dir mehr Einblick als jeder Lieferanten-Report.

3manager erhebt und visualisiert genau diese Daten. Automatisch.

Willst du sehen, wie das für dein Unternehmen aussieht?

'Wir dachten, wir brauchen neue Drucker' – die Wahrheit, die 3manager aufgedeckt hat „Unsere Drucker sind zu langsam. Wi...
15/07/2026

'Wir dachten, wir brauchen neue Drucker' – die Wahrheit, die 3manager aufgedeckt hat „Unsere Drucker sind zu langsam. Wir brauchen neue."

So begann das Gespräch mit einem Handelsunternehmen, 68 Mitarbeiter, 12 Drucker.

Ich schlug vor: Erst analysieren, dann entscheiden.

Was 3manager nach vier Wochen Datenerhebung zeigte:
🔍 3 Drucker - die langsamen Maschinen - liefen mit 90 % Auslastung

🔍 5 Hochleistungs-Drucker liefen unter 15 % – davon 2 in direkter Nähe zu den überlasteten Maschinen.

🔍 Die Mitarbeiter hatten keine Voreinstellungen für Farbe, Schwarz-Weiß, Formatgröße bzw. Druckvolumen

🔍 Jeder druckte standardmäßig auf „seinen" Drucker – unabhängig von Auslastung oder Bedarf

Die Lösung: Druckerwarteschlangen neu konfiguriert, Standarddrucker angepasst, Mitarbeiter kurz eingewiesen.

Investition: 0 Euro für neue Hardware.
Ergebnis: Problem gelöst.

Moral der Geschichte:
Bevor du kaufst – schau dir deine Daten an. 3manager liefert dir in kürzester Zeit alle Daten, die du für eine vernünftige Entscheidung brauchst.

Das Geld, das du nicht ausgibst, ist das beste Investment.

Was IT-Leiter wissen müssen: So liest du einen Druckkosten-Report richtigEin Report ist nur so gut wie die Schlüsse, die...
14/07/2026

Was IT-Leiter wissen müssen: So liest du einen Druckkosten-Report richtig
Ein Report ist nur so gut wie die Schlüsse, die du daraus ziehst.

Hier ist, wie du einen Druckkosten-Report mit 3manager richtig liest – Schritt für Schritt:

📌 Schritt 1: Gesamtvolumen vs. Vorperiode
Ist das Seitenvolumen gestiegen oder gefallen? Ohne Kontext ist diese Zahl nichts wert – aber als Einstieg zeigt sie die Grundtendenz.

📌 Schritt 2: Auslastung je Gerät
Welche Drucker laufen über 80 %? Welche unter 20 %? Alles darunter oder darüber ist ein Signal zum Handeln.

📌 Schritt 3: Kostenverteilung auf Abteilungen
Welche Kostenstelle druckt am meisten – und ist das verhältnismäßig zur Teamgröße?

📌 Schritt 4: Fehldruckquote
Mehr als 10 % Fehldrucke? Dann gibt es ein Nutzungs- oder Schulungsproblem.

📌 Schritt 5: Farbe vs. Schwarz-Weiß
Farbdruck kostet 4–7x mehr als S/W. Wie ist die Verteilung – und ist sie notwendig?

📌 Schritt 6: Historischer Vergleich
3manager speichert alte Daten. Nutze den Vergleich: Was hat sich über 6 oder 12 Monate verändert?

Wer diese 6 Punkte regelmäßig prüft, hat echte Kontrolle über seine Druckinfrastruktur.

Brauchst du Hilfe beim ersten Report? Ich helfe dir gerne.

Der größte Irrtum im Office Printing: 'Wir haben das im Griff'„Unsere Druckkosten? Die haben wir im Griff."Diesen Satz h...
13/07/2026

Der größte Irrtum im Office Printing: 'Wir haben das im Griff'
„Unsere Druckkosten? Die haben wir im Griff."

Diesen Satz höre ich in fast jedem Erstgespräch.

Und fast immer stimmt er nicht.

Nicht weil die Menschen nicht kompetent sind. Sondern weil Druckkosten systematisch unsichtbar bleiben – solange man nicht aktiv hinschaut.

Was „im Griff haben" in Wirklichkeit bedeutet:
❌ Man kennt die Leasingrate
❌ Man kennt den Tonerpreis
✅ Aber nicht die echte Auslastung pro Gerät
✅ Nicht die Kostenverteilung auf Abteilungen
✅ Nicht den Anteil der Fehldrucke
✅ Nicht die Standby-Energiekosten
✅ Nicht den Vergleich mit dem Vorjahr

Das ist kein Griff. Das ist ein Griff ins Leere.

Echte Kontrolle beginnt mit echten Daten.

Und die gibt es – mit dem richtigen Tool.

Was würde es für dich bedeuten, plötzlich alle diese Zahlen zu sehen?

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