29/10/2022
মাইক্রোসফট এক্সেল কী? কেন শিখবেন মাইক্রোসফট এক্সেল?
একবার ভাবুন তো! আপনি কিংবা পুরো তরুণ সমাজ ক্যারিয়ার গড়ার ক্ষেত্রে, কোন বিষয়টি নিয়ে সবচেয়ে বেশি হতাশাগ্রস্ত হয়ে পড়েন??
আপনার মাথায় প্রথমেই যে সমস্যাটি ঘুরপাক খাবে, তা হলো প্রয়োজনীয় কর্মসংস্থানের অভাব। ঠিক এ কারণেই আমাদের ক্যারিয়ার এর প্রত্যেকটি ধাপ পার করতে হয় একটি প্রতিযোগিতামূলক পরিবেশের মধ্য দিয়ে।
তবে এত এত প্রতিযোগিতার মধ্যে আপনি কি নিজের স্বপ্নের কথা ভুলে যাবেন? ভয় পেয়ে মাঠ ছেড়ে পালিয়ে যাবেন? “না”। এই প্রতিযোগিতার মধ্যেই টিকে থাকতে হবে। টিকে থাকার জন্য চাই প্রয়োজনীয় দক্ষতা এবং জ্ঞান। নিজেকে আপডেট রাখা, প্রযুক্তি সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা রাখা, বিভিন্ন ধরনের গুরুত্বপূর্ণ সফটওয়্যার গুলোর সাথে পরিচিত হওয়াও টিকে থাকার একটি ধাপের মধ্যে পরে।
মাইক্রোসফট এক্সেল কেন শিখবেন তা জানার আগে আমাদের জানা প্রয়োজন মূলত মাইক্রোসফট এক্সেল কী এবং কী ধরনের কাজ করা হয়ে থাকে মাইক্রোসফট এক্সেল এর মাধ্যমে।
চলুন শুরুতে খুবই কমন একটা উদাহরণ এর মাধ্যমে বোঝানো যাক, ধরুন আপনার ক্লাসে মোট ৩০০ জন শিক্ষার্থী আছে। আপনাকে ক্লাসের সবার গড় উচ্চতা হিসাব করতে বলা হলো, আপনি কি এখন খাতা কলম নিয়ে বসবেন? অথবা ধরুন আপনার একটা বিজনেস আছে, আপনার কর্মচারীদের পারফর্মেন্স রিপোর্ট তৈরি করতে হবে। খাতা কলম নিয়ে বসে যাবেন? আদৌ কি এত বড় ডাটা নিয়ে হাতে কলমে কাজ করা সম্ভব? সম্ভব হলেও অনেক সময় সাপেক্ষ এবং নির্ভুল হওয়ার সম্ভাবনা খুবই কম।
এক্ষেত্রে আপনি কীভাবে সমস্যাটি সমাধান করবেন? ঠিক এ ধরনের কাজ করার জন্যই আছে মাইক্রোসফট এক্সেল। অনেকে এসব কাজ করার জন্য প্রোগ্রামিং ল্যাংগুয়েজও ব্যবহার করে থাকে। তবে তুলনামূলক ছোট ডাটার জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল এর বিকল্প নেই।
এক্সেল বা স্প্রেডশিট এর আভিধানিক অর্থ হচ্ছে ছড়ানো বড় মাপের কাগজ। স্প্রেডশিটটি রো এবং কলাম আকারে সাজানো থাকে, এটি মূলত বিভিন্ন ডাটা এবং নাম্বারকে, ফরমুলা এবং ফাংশন এর মাধ্যমে সাজানোর কাজটি করে থাকে।
এবার আশা যাক মূল বিষয়টিতে, এক্সেল আপনি কেন শিখবেন? এ প্রশ্নের উত্তর জানার জন্য আপনার সবার প্রথমে এক্সেল সর্বোপরি কোন কোন কাজে ব্যবহার করা হয় সে বিষয় জানা জরুরী। চলুন জেনে যাক। তবে উল্লেখ্য যে, আপনি যদি মাইক্রোসফট এ একদম নতুন হোন, তাহলে এক্সেল এর আগে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এর কাজ সম্পর্কে জেনে, তারপর এক্সেল শেখা শুরু করুন।
আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল বলুন অথবা বিভিন্ন প্রোগ্রামিং ল্যাংগুয়েজ যা-ই বলুন, প্রত্যেকটি সফটওয়্যার এর কাজই দুটি ভাগে বিভক্ত। একটা হচ্ছে বেইসিক কাজ এবং আরেকটা হচ্ছে এডভান্সড পর্যায়ের কাজ। আপনি কোনো কর্পোরেট জব করুন কিংবা আপনার কোনো বিজনেস আছে, প্রত্যেকটা জায়গায় এক্সেল এর বেইসিক কাজ গুলো অনেক বশি ব্যবহৃত হয়। তাই এগুলো জেনে রাখা অত্যাবশকীয়।
কী কী কাজ করা যায় মাইক্রোসফট এক্সেল এর মাধ্যমে?
ডাটা এন্ট্রির কাজে মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করা হয়। আপনি যদি বড় কোনো ডাটা থেকে স্ট্যাটিসটিক ক্যালকুলেট করতে চান অথবা সিমুলেশন করতে চান, সেক্ষেত্রে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন। এক্সেল এ রয়েছে দূর্দান্ত সুবিধা। ধরুন আপনি ক্যালকুলেশন এর সময় কোথাও ভুল করলেন। আপনি কোনো ডাটা চেঞ্জ করলে, এক্সেল তার আর্টিফিসিয়াল ইন্টেলিজেন্সি দিয়ে আপনার বাকি ডাটা গুলোও অই অনুযায়ী পরিবর্তন করে দিবে।
ডাটা মেনেজমেন্ট এর কাজে এক্সেল ব্যবহার করা হয়। অর্থাৎ আপনি যদি কোনো ডাটা কালেক্ট করে, স্টোর করতে চান সেক্ষেত্রে এক্সেল ব্যবহার করা যাবে।
এক্সেলে এ রয়েছে ডাটা ভিজ্যুয়ালাইজেসনের চমৎকার সুবিধা। সাথে রয়েছে গ্রাফ বা চার্ট তৈরি করার সুবিধা এবং সেগুলো আপনি আপনার পছন্দ মতো এডিট করতে পারবেন।
এছাড়া একাউন্টিং, ফিনানশিয়াল এনালাইসিস, টাইম মেনেজমেন্ট, টাস্ক মেসেজমেন্ট ইত্যাদি সকল ধরনের কাজে আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন।
মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার এর জনপ্রিয় দুটি সেক্টর হলো ব্যাংক এবং বিজনেস। এবার চলুন জেনে নেয়া যাক বিজনেসের ক্ষেত্রে আপনি কীভাবে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন।
সাপ্তাহিক, মাসিক অথবা বার্ষিক হিসাব বিবরণী তৈরি করার ক্ষেত্রে এক্সেল ব্যবহার করা যায়।
পিপোল ম্যানেজমেন্ট এর কাজে এক্সেল ব্যবহার করা হয়। আপনি জেনে অবাক হবেন যে, এক্সেল এর সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত সেক্টর হচ্ছে পিপোল ম্যানেজমেন্ট । এক্সেল ব্যবহার করে আপনি প্রত্যেক কর্মচারীর ব্যক্তিগত তথ্য যেমন নাম, ইমেইল, কনটাক্ট নাম্বার স্টোর করে রাখতে পারেন।
অপারেশন মেনেজ করা এবং কর্মচারীদের পারফর্মেন্স রিপোর্ট করার ক্ষেত্রেও এক্সেল ব্যবহার করা হয়।
স্ট্রেটেজিক এনালাইসিস এর জন্য এক্সেল ব্যবহার করা হয়। কোনো কোম্পানি যে কোনো ডিসিশন এ যাওয়ার সাথে ওতোপ্রোতোভাবে জড়িত হলো পূর্ববর্তী ডাটা এবং সেগুলো এনালাইসিস করার জন্য এক্সেল ব্যবহার করা হয়।
এছাড়া প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট, প্রোগ্রাম ম্যানেজমেন্ট, একাউন্ট ম্যানেজমেন্ট ইত্যাদি কাজেও এক্সেল এর ব্যবহার ব্যাপক।
যদি আপনার এখনো এক্সেল শেখা নিয়ে দ্বিধা থেকে থাকে, তাহলে বলবো প্রায় প্রত্যেকটা গুরুত্বপূর্ণ ওয়ার্কপ্লেসেই এক্সেল এর ব্যাপক ব্যবহার রয়েছে। অবশ্যই সব ধরনের চাকরি নয়, তবে যে ধরনের চাকরির কথা বলছি সেগুলোকে আপনি ‘মিডল স্কিল‘ জব বলতে পারেন।
এবার আসা যাক এক্সেল এর এডভান্সড কাজে।
আপনি যদি একজন ডাটা এনালিস্ট হতে চান অথবা গবেষণায় যেতে চান, তাহলেই কেবল আপনাকে এক্সেল এর এডভান্সড বিষয়গুলো জানতে হবে। এক্সেল এর মাধ্যমে আপনি ছোট ছোট প্রোগ্রামিং করতে পারবেন। নিজের পছন্দমতো গ্রাফিং, ক্যালকুলেশন কিংবা টেবিল ইনসার্ট করতে পারবেন, বিভিন্ন ফাংশন ব্যবহার করে কমপ্লেক্স প্রবলেমগুলো সলভ করতে পারবেন।
এক্সেল শেখাটা যেমন গুরুত্বপূর্ণ। ঠিক তেমনি এক্সেল শেখাটা খুব সহজও বটে। এক্সেল এ সবধরনের টুলস এবং ফাংশন তুলনামূলক অনেক সহজ। এটি ব্যবহার করা একদম ফ্রি। এক্সেল ভালোভাবে শেখার জন্য অনলাইনে অসংখ্য পেইড এবং নন-পেইড কোর্স আছে। এছাড়া এ বিষয়ক প্রচুর পরিমান ফেইসবুক গ্রুপ এবং ইউটিউব চ্যানেলও আছে, যেখান থেকে আপনি খুব সহজেই এক্সেল শিখতে পারেন। এক্সেলের এত বেশি মাল্টিপল ইউজেস যে, আপনি একবার এক্সেল শেখা শুরু করলে তার শেষ খু্ঁজে পাবেন না।
মাইক্রোসফট এক্সেল কম্পিউটারে ভিজ্যুয়ালী হিসাব কিংবা গণনার কাজে ব্যবহৃত একটি প্রোগ্রাম। নানা ধরনের গুরুত্বপূর্ণ এনালাইসিস করার ক্ষেত্রে মাইক্রোসফট এক্সেল এর জুড়ি নেই। উপরের সবগুলো তথ্য যদি আপনি ভালোভাবে উপলব্ধি করেন, তাহলে বুঝতে পারবেন চাকরি ক্ষেত্রে কিংবা ব্যবসা দুনিয়ায় আপনাকে সবার থেকে একধাপ এগিয়ে রাখতে, মাইক্রোসফট এক্সেল ঠিক কত বড় ভূমিকা পালন করে। তাই সঠিক নিয়মে এক্সেল শিখুন এবং নিজেকে সবার থেকে একধাপ এগিয়ে রাখুন।
