15/01/2020
PMO X profissionais de gerenciamento de projetos:
Muitas pessoas fazem ainda fazem confusão entre o que é PMO e Gerente de Projetos.
Antes de mais nada é preciso dizer que ambos são termos usados para papéis desenvolvidos no âmbito de Gerenciamento de Projetos, porém com diferentes atuações. É muito comum algumas pessoas dizerem “Fulano de tal é o PMO do projeto x” – se referindo à pessoa que toca, que gerencia o projeto. E na grande maioria das vezes essa forma está incorreta.
Veja abaixo, o que significa PMO e a diferença do papel do Gerente de Projetos.
O que é PMO?
Ao pesquisar “PMO meaning”, ou seja, o significado de PMO, você vai descobrir que não se trata de uma pessoa ou qualificação profissional. PMO, o que é então? Trata-se da sigla de Project Management Office, ou seja, é o escritório de projetos de uma empresa.
Apesar de PMO ser o Escritório de Projetos, essa sigla é utilizada também pelo profissional que trabalha no escritório de projetos, que seria então o Project Management Officer – perceba com um “r” no final.
Neste caso, quando alguém pergunta: como me recolocar no mercado de trabalho como PMO? Ela não está errada em sua colocação.
Mas voltemos ao Escritório de Projetos, o que é? É uma estrutura organizacional que dá suporte, que cria a metodologia e que é o guardião deste conhecimento referente à Gestão de Projetos na organização, pois audita e apoia os trabalhos dos gerentes de projetos.
E por que o PMO é importante em uma organização?
Porque existem muitas estatísticas que apontam que uma grande parte dos projetos que não seguem diretrizes não alcançam suas metas de tempo, escopo ou prazo. Essas falhas podem surgir por erros, que vão desde planejamento, até estimativas equivocadas e muitos outros motivos que podem ser evitados. Por isso, adotar processos e metodologias de gerenciamento de projetos não só vão ajudar muito a evitar essas falhas, mas principalmente garantir o sucesso do projeto.
Para entender melhor, o PMO é um departamento dentro da empresa que desenvolve processos, templates, modelos de trabalho que auxiliam os Gerentes de Projetos da empresa a terem um melhor resultado. E sua forma de atuação pode ser de 3 maneiras: controle, consultivo ou direito.
PMO de controle é o famoso “caguetão”, ou seja, o PMO atua como um fiscalizador quase que obrigando os gerentes de projetos a utilizarem a metodologia implementada na empresa.
PMO consultivo é o “mais legal”, porque ele atua ajudando os gerentes de projetos como se fosse um Coach para os Gerentes de Projetos.
PMO diretivo é o modelo onde os profissionais que compõe o “departamento” de PMO gerenciam projetos diretamente, e aí é que muitas confusões se estabelecem nas empresas.
Os mais comuns são os dois primeiros modelos. Sendo assim, podemos dizer, que a função do PMO é:
- Implementar a padronização de metodologias e ferramentas
- Fornecer indicadores de monitoramento de projetos
- Dar suporte e acompanhamento aos gerentes de projetos
- Definir métricas
- Comunicação dos projetos de um Portfólio para a alta administração
- Realizar auditoria dos trabalhos do gerente de projetos
- Prover treinamentos de gestão de projetos
- Realizar serviços de governança sobre os projetos que forem escolhidos
- Gerenciar desempenho
Além disso, o PMO também deve olhar o que o mercado está utilizando, o que tem de novidades, de forma a capturar e divulgar as “best practices” (boas práticas) internamente.
Essas boas práticas são referências a projetos bem-sucedidos, que aconteceram na própria empresa ou em outras organizações externas, que podem e devem ser repetidas em futuros projetos. E até mesmo apontar se o projeto está sendo direcionado para algo que, no passado, não foi bem sucedido, e, assim, ter a oportunidade de mudar o rumo.
Além disso, o PMO pode ser o centro de informações de todos os projetos de uma diretoria ou de toda a empresa, mostrando como estão os projetos por ele monitorados - é o que chamamos de Gestão de Portfólio de Projetos.
Para que isso funcione, o PMO participa de reuniões de status junto com os gerentes de projeto ou então simplesmente solicita aos gerentes de projetos o Status Report, semanalmente, para poder alimentar esse grande painel onde constará todos os projetos acompanhados pelo PMO, onde na maioria das empresas, são monitorados apenas os estratégicos e mais importantes.
Para reforçar: o escritório de projetos, PMO, é, portanto, o verdadeiro centro de excelência que ajuda os profissionais de gerenciamento de projetos a melhorar os resultados e por consequência os resultados da empresa como um todo.
