10/05/2024
Was ist Interactive Voice Response (IVR)?
Interactive Voice Response (IVR) ist eine automatisierte Funktion von Telefonsystemen, die es Anrufern ermöglicht, Informationen zu erhalten oder bereitzustellen oder Anfragen mittels Spracheingabe oder Tastentönen (DTMF) zu tätigen, ohne mit einem echten Agenten sprechen zu müssen. Wenn Sie zum ersten Mal mit einem Unternehmen Kontakt aufnehmen, stoßen Sie typischerweise auf ein Sprachmenü, das Teil des IVR-Systems ist.
Die Hauptfunktion eines IVR-Telefonsystems besteht darin, Informationen zu sammeln oder Anrufe an die entsprechende Stelle weiterzuleiten. Es wird häufig im Kundenservice und in automatischen Anrufverteilungssystemen von Callcentern verwendet, um das Kundenerlebnis zu verbessern.
Es kann vorab aufgezeichnete Informationen bereitstellen, Anrufe an die entsprechende Abteilung oder den entsprechenden Agenten weiterleiten, Zahlungen bearbeiten, Umfragen durchführen und mehr.
Durch den Einsatz von IVR können wir eingehende Anrufe effizient bearbeiten und den Anrufern eine Navigation bieten.
Anwendungen von Interactive Voice Response:
Die IVR-Technologie findet umfangreiche Anwendungen in verschiedenen Branchen wie Krankenhäusern, Banken und mehr, um eine 24/7-Erreichbarkeit zu bieten. Sie ist nützlich, um die Wartezeit bei Anrufen zu reduzieren, insbesondere wenn ein Unternehmen ein hohes Anrufaufkommen hat. Einige Geschäftsprozesse, bei denen IVR helfen kann, umfassen:
✔ Kundenanfragen und -support
✔ Anrufweiterleitung und -übertragung
✔ Anfragen zum Kontostand
✔ Automatisierte Rechnungszahlung
✔ Interaktive Menünavigation
✔ Verfolgung und Aktualisierung von Bestellungen
✔ Terminplanung und Erinnerungen
✔ Umfrage- und Feedbacksammlung
Wie funktioniert Interactive Voice Response?
Der erste Schritt in einem IVR ist ein Anruf. Ein Kunde wählt Ihre Telefonnummer und wird mit dem IVR-System verbunden. Das System begrüßt ihn mit einer Willkommensnachricht und präsentiert eine Reihe von Optionen, bekannt als das IVR-Menü. Dieses Menü kann ein- oder mehrstufig sein.
Dann wählt der Anrufer eine Option im IVR-Menü, indem er eine Taste auf einer Tonwahl-Tastatur drückt. Das System verwendet die Dual-Tone-Multi-Frequency-Signalisierung (DTMF), um die Anfragen des Anrufers zu erkennen und ihn an die richtige Person oder Abteilung weiterzuleiten. Einige fortschrittliche IVR-Telefonsysteme unterstützen auch die Spracherkennung (Natural Language Processing-Technologie), die es dem Interactive Voice Response-System ermöglicht, Kundenanfragen anhand der von ihnen gesprochenen Schlüsselwörter zu erkennen.
Wenn eine Auswahl getroffen wurde, leitet das IVR den Anruf an eine Telefonnebenstelle, Abteilung, Warteschlange oder eine vorab konfigurierte Nachricht in Ihrer IVR-Anwendung weiter. Die Routing-Einrichtung kann mehrstufig, zeitbasiert, Sprach basiert oder eine Kombination dieser Faktoren sein.