27/12/2021
Wir suchen eine/n Office Manager/in um unser kleines Ladenoffice und Team in München in Schuss zu halten. Deine Aufgabe ist es, ein gutes Arbeitsumfeld noch besser zu machen, dazu gehört der reibungsfreie Ablauf von Mensch und Material bei uns in der Paradiesstrasse, gleich am Englischen Garten. Arbeitszeit ist Teilzeit, vormittags.
Dein persönlicher Charakter, Deine Einstellung und Deine Motivation stehen für die Funktion im Vordergrund und sind wichtiger als Deine fachliche Erfahrung. Wir machen ein Super Onboarding mit Dir und auch dauerhaft erhältst Du viel Unterstützung, sodass Du mit viel Freude starten kannst und bleiben willst.
Erfahrungen als Office Manager oder Team Assistenz können natürlich von Vorteil sein. Ein erfolgreicher Office Manager sollte dabei auch Erfahrung mit digitalen Anwendungen und Systemen haben und in der Lage sein, administrative Aufgaben zuverlässig und eigenverantwortlich zu erledigen.
AUFGABEN
"Alleinige Macht" über den Briefkasten, sowie die Ablage und Digitalisierung aller Papierdokumente
Bestellung und Übersicht für Verbrauchsmaterial, IT und Büro Inventar
Aufrecht erhalten und stetige Verbesserung unseres kleines Offices mit Hands On und guten Ideen
Kreative und organisatorische Planung internen wie externen Aktivitäten und Team Events
Reiseplanung und Reisekosten-Abrechnung für das Team
Reparaturen, Service und Verträge zu Getränken, Wasserspender und sonstiger Büroausstattung, etc.
Organisieren von Büroabläufen und Richtlinien auch unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben
Digitale Inventarisierung und fortlaufendes Inventar Management
Vertrags- und Preisverhandlungen mit Büroverkäufern, Dienstleistern und Büromieten
Unterstützung beim Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter und Aktualisierung der digitalen Personalakte
Regelmäßiges und intensives Büro-Hunde kuscheln
ANFORDERUNGEN
Must-haves:
Du liebst es Ordnung zu schaffen - Chaos ist Dein Gegner mit dem Du es jederzeit aufnimmst!
Eine große Portion gesunder Menschenverstand und Initiative
Sehr gute Problemlösungsfähigkeiten und Verantwortungsbewusstsein
Ein kreativer Kopf mit der Fähigkeit und dem Mut, Verbesserungen anzuregen und zu leben
Digital Thinking and living
Ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick in einem schnelllebigen Umfeld
Ausgezeichnete Zeitmanagement-Fähigkeiten und die Fähigkeit zu Multi-Tasking und Prioritäten zu setzen
Fliessendes Englisch zumindest in Schrift, Sprechen übst Du bei uns
Nice-to-haves:
Erfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Team Assistenz
Kenntnisse der Verantwortlichkeiten, Systeme und Verfahren von Office-Administratoren
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
BENFITS
Die Arbeit in einem "friends-like" Team plus internationalem Remote-Team
Nicht-hierarchische Strukturen mit viel Dynamik für Innovation und Verbesserung
Kein Micro-Management, stattdessen hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
Starke Förderung von persönlicher Entwicklung in moderner und innovativer Unternehmenskultur
Hervorragende Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten und Freiraum für Dich
Halbjährliche Feedback-Gespräche mit Gehaltsentwicklung und persönlichem Entwicklungsplan
