IT-SCom GmbH

10/11/2022

Jedes Unternehmen erhält täglich zahlreiche Rechnungen, die entsprechend bearbeitet werden müssen.

Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Unternehmen und Organisationen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt. Und genau hier müssen die Unternehmen ansetzen und über eine digitale Rechnungsverarbeitung nachdenken.

Warum eine digitale Rechnungsverarbeitung sinnvoll ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sich ergeben lesen sie auf unserer Webseite.

https://ipa-suite.com/digitale-rechnungsverarbeitung/

20/10/2022

Mal Hand aufs Herz. Wer kennt diese Dateinamen auch zu Genüge: doc-01, doc-final, doc-neu, doc-final-bearb?
Sobald mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, kommt nach wenigen Tagen unweigerlich die Frage auf: Welches ist denn jetzt die aktuellste Version?

Wir arbeiten nahezu täglich im Büro mit geschäftsrelevanten Dokumenten. Dabei durchläuft ein Geschäftsdokument oft mehrere Stationen oder Abteilungen in einem Unternehmen.
Nachdem man einen ersten Entwurf fertig gestellt hat, folgen Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentierungen durch mehrere Personen, Fachabteilungen und Prüfinstanzen.

Spätestens wenn zwei Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten sollte man sich Gedanken über eine Versionierung der Dokumente machen. Aus diesem Grund gehört die Versionierung von Dokumenten zu den Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Warum eine Versionierung absolut wichtig ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sich ergeben lesen sie in unserem Blog-Beitrag.

https://ipa-suite.com/versionierung-von-dokumenten/

13/10/2022

Wenn es um das Thema der Dokumentendigitalisierung geht, dann stolpern wir immer wieder über die folgenden vier Buchstaben: "GoBD"

Was genau steckt dahinter?

Unternehmen, die Ihre Dokumente digitalisieren, müssen sich an gesetzliche Vorgaben und Vorschriften halten. Um sicher zu stellen, dass geschäftliche Unterlagen in digitaler Form den Anforderungen der Finanzbehörden genügen, müssen Unternehmen den GoBD entsprechend ihre Dokumente digitalisieren.

Dabei stellen sich folgende Fragen:

Was bedeutet GoBD?
Welche Kriterien geben die GoBD vor?
Für wen gelten die GoBD?
Anforderungen an GoBD-konforme Software?

30/06/2022

🔥Neues IPA-Suite Release verfügbar -

das neue Release der IPA-Suite in der Version 8.1.2.6 steht ab sofort zum Download bereit. Es gibt einige tolle, neue Funktionen wovon wir Ihnen nachfolgend zwei näher präsentieren und erläutern möchten:

30/06/2022

Wie schnell sind Sie in der Lage ein bestimmtes Dokument zu finden? Scannen Sie Dokumente schon? Oder suchen Sie noch in Aktenordnern?

Mit der IPA-Suite werden Dokumente strukturiert und volltextdurchsuchbar abgelegt. Individuell nach den Bedürfnissen des Unternehmens.

Die Suche nach dem Dokument ist kinderleicht und dauert in der Regel nur wenige Sekunden.

Für alle, die unsere IPA-Suite schon kennen: Mit der neuen Funktion Folder Browser können Sie jedem Dokument ganz leicht einen Ablageordner zuweisen und mit nur einem Knopfdruck das Dokument speichern.

Mehr Informationen finden Sie hier:
https://ipa-suite.com/gescannte-dokumente-gezielt-in-ordnern-ablegen/

23/06/2022

Wie viele Ihrer Geschäftsanwendungen betreiben Sie schon in der Cloud bzw. ist Cloud ein Thema mit dem sich Ihr Unternehmen aktuell beschäftigt?

Was denken Sie zum Thema Drucken in der Cloud?

Ist es für sie vorstellbar ohne Server auszukommen, effizienter zu werden, um damit Ihrer IT mehr Zeit für ihre eigentlichen, für das Unternehmen wirklich wichtigen Themen zu geben?

Wenn wir sie jetzt mit den Fragen inspiriert haben, dann besuchen sie uns gern in unserem Webinar "Drucken in der Cloud" am 06.07.2022 um 09:30 Uhr zu diesem Thema.

Hier geht es zur Anmeldung:
https://meeting.zoho.com/meeting/register?sessionId=1017989352

Folgende Fragen werden wir in dem Webinar klären:
* Nutzen und Mehrwert einer effizienten Print-Management Lösung in der Cloud
* Sicherheit in der Cloud und welche Vorteile sie gegenüber einer On-Prem Lösung hat
* Welchen Nutzen sie Ihrer IT bringt – wie und warum
* Kosten der bisherigen Lösung zu betrachten und zu vergleichen.
* Warum der Anwender/User es in Ihnen danken wird, dass sie auf HCP umgestellt haben.

Weitere Informationen inkl. Video zum diesem Thema finden Sie hier
https://ipa-suite.com/ipa-print/

15/06/2022

Die Bedeutung von OCR ist mittlerweile allumgänglich und im Bereich der Digitalisierung von Papierdokumenten nicht mehr weg zu denken.

Aber kennen Sie auch den Begriff OMR?
Optical Mark Recognition

Denn genau diese Funktion ist nun ein neuer Bestandteil der aktuellen IPA-Suite Version.

Optical Mark Recognition (OMR) ist eine Technik zur computergestützten Erkennung von Markierungen auf Papier, nämlich ähnlich der Texterkennung (Optical Character Recognition oder OCR).

Dabei wird OMR häufig zur automatischen Auswertung von händisch – etwa durch Ankreuzen von vorgedruckten Felden – ausgefüllten Formularen wie zum Beispiel Multiple-Choice-Tests oder Wahlzetteln verwendet.

Lesen Sie hier mehr zu dem Thema:
https://ipa-suite.com/optical-mark-recognition-omr-jetzt-mit-der-ipa-suite-moeglich/

Könnte das interessant für Sie oder Ihren Kunden sein?

01/06/2022

Dokumente begleiten uns durch unseren gesamten Arbeitstag. Viele geschäftsrelevante Informationen werden in Dokumenten übermittelt und gespeichert.

Um die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu haben, braucht es ein digitales Dokumenten-Management-System.

Dabei bringt kleinen Unternehmen die Einführung eines digitalen Dokumenten-Managements eine Menge Mehrwerte. Denn gerade in kleinen Unternehmen wirkt sich alles, was Ressourcen schont, sofort positiv aus.

Resultierend aus all unseren IPA-Suite Projekten der letzten Jahre, haben wir einen Leitfaden zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems speziell in kleinen und mittelständischen Unternehmen erstellt: Von den Mehrwerten, über die rechtlichen Anforderungen und der Auswahl der passenden Softwarelösung bis hin zur Frage "Wo fange ich an"? und "Wie sieht der perfekte Workflow für mein Unternehmen aus"?

Hier gelangen Sie zum kostenlosen eBook:
https://ipa-suite.com/lp-001-e-book/

25/05/2022

Der Schritt in Richtung papierloses Büro schreitet voran. Volle Aktenschränke sollten zukünftig der Vergangenheit angehören.

Wussten Sie schon, dass die Option der digitalen Akte immer eine kostenlose Funktion in der IPA-Suite ist?

Machen sie sich ein Bild der digitalen Akte der IPA-Suite und lesen sie mehr zu diesem Thema

https://ipa-suite.com/digitale-akte/

Ebenso haben wir Ihnen 5 wertvolle Tipps für die optimale Einführung einer digitalen Akte zusammengestellt.

https://ipa-suite.com/optimale-einfuehrung-der-digitalen-akte/

19/05/2022

Wussten sie schon, dass auch die Notare nun kurzfristig ein Stück weit Richtung Digitalisierung gehen (müssen)?

Ab dem 01.07.20222 müssen alle Notarinnen und Notare Ihre Urkunden in das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer übergeben. Dafür gibt es einige Anforderungen an die zu übermittelten Scans - die mit der IPA-Suite erfüllt werden können.

Lesen sie nachfolgend die ausführlichen Informationen rund um das Thema elektronisches Urkundenarchiv

https://ipa-suite.com/elektronisches-urkundenarchiv/

Eine Herstellerbescheinigung zur Erfüllung der geforderten Anforderungen senden wir Ihnen gerne zu.

Urkundenarchiv

11/05/2022

❗️Die neue IPA-Suite Version steht ab sofort zum Download bereit

Mit dem aktuellen Release 8.1 können Sie die gescannten Dokumente direkt in Microsoft OneDrive speichern.

Lesen Sie alles rund um die neue Funktionen in unserem Beitrag:

https://ipa-suite.com/scannen-nach-onedrive/

22/12/2020

Das turbulente Jahr neigt sich dem Ende zu und wir möchten uns nun herzlich für die Zusammenarbeit und das Vertrauen in unsere Arbeit bedanken.

Das Jahr 2020 war geprägt von großen Herausforderungen für Wirtschaft und Gesellschaft. Dabei rückte das Thema der Digitalisierung stark in den Fokus.
Der Mittelstand benötigt mehr denn je eine Digital Workplace Solution die sich an den aktuellen Anforderungen des Unternehmens ausrichtet: Homeoffice, Rechtssicherheit, Zusammenarbeit. Wir freuen uns auch im nächsten Jahr darauf, Sie und Ihre Kunden ein Stück weit in Richtung Digitalisierung zu begleiten.

Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie möglichst erholsame Feiertage sowie ein gesundes und glückliches neues Jahr!

Mit herzlichen Grüßen,

Ihr IT-SCom -Team