viind Chatbot für Verwaltungen | Chatbot für Unternehmen | Systeme mit KI-Anbindung Wir bei viind wollen die Digitalisierung in Deutschland vorantreiben.

Unter dem Motto „Einfach. Erreichbar.“ setzen wir unser Expertenwissen in zwei Bereichen ein:

Mit einem stark wachsenden Team bieten wir 𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁-𝗟𝗼̈𝘀𝘂𝗻𝗴𝗲𝗻 𝗳𝘂̈𝗿 𝗼̈𝗳𝗳𝗲𝗻𝘁𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲 𝗩𝗲𝗿𝘄𝗮𝗹𝘁𝘂𝗻𝗴𝗲𝗻 𝘂𝗻𝗱 𝗨𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻𝗲𝗵𝗺𝗲𝗻 an. Dank KI-Anbindung erfordern unsere Systeme nur einen minimalen Pflegeaufwand durch unsere Kund*innen. Außerdem profitieren alle viind-Nutzenden von unserer Netzwerk-Lösung: Wir stellen bereits

vorgefertigte Datensätze zur Verfügung, die von allen in einer Wissensbasis eingesehen und mit dem Chatbot verbunden werden können. Bereits innerhalb weniger Tage können wir euren eigenen Chatbot live schalten. Die viind GmbH wurde im Jahr 2021 gegründet. Entstanden ist unser Unternehmen aus einem 2019 gestarteten Uni-Projekt. Damals hatten sich sechs motivierte Menschen das Ziel gesetzt, die Kommunikation zwischen Verwaltungen und Bürger*innen zu erleichtern. Unser Unternehmensname setzt sich aus dem Altnorwegischen „vi ind“ zusammen und bedeutet „wir treten ein“. Diesem Leitfaden folgen wir im Team, um uns in Deutschland für die Digitalisierung einzusetzen und mit innovativen Ansätzen einen Mehrwert für die Gesellschaft zu schaffen.

𝗪𝗲𝗿𝗱𝗲𝗻 𝗼̈𝗳𝗳𝗲𝗻𝘁𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲 𝗩𝗲𝗿𝘄𝗮𝗹𝘁𝘂𝗻𝗴𝗲𝗻 𝗯𝗮𝗹𝗱 𝘃𝗲𝗿𝗸𝗹𝗮𝗴𝘁? ⚖️ Die Digitalisierung der Verwaltungen läuft langsamer als geplant. Nac...
11/03/2024

𝗪𝗲𝗿𝗱𝗲𝗻 𝗼̈𝗳𝗳𝗲𝗻𝘁𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲 𝗩𝗲𝗿𝘄𝗮𝗹𝘁𝘂𝗻𝗴𝗲𝗻 𝗯𝗮𝗹𝗱 𝘃𝗲𝗿𝗸𝗹𝗮𝗴𝘁? ⚖️

Die Digitalisierung der Verwaltungen läuft langsamer als geplant. Nachdem die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gescheitert ist, gibt's nun das OZG 2.0. Laut dieser aktualisierten Fassung sollen Bürger*innen und Unternehmen ab 2028 beim Verwaltungsgericht ihr Recht auf digitale Verwaltungsleistungen einklagen können.

Vielen reicht die Maßnahme nicht. Denn der Rechtsanspruch ist begrenzt. Er...
▪️ gilt nur für Leistungen des Bundes.
▪️ gilt nicht für Leistungen, die selten beantragt werden.
▪️ gilt nicht für Leistungen, die aus technischen oder rechtlichen Gründen nicht digital beantragt werden können.

Alle, die also gehofft haben, sie könnten ihre Stadtverwaltung bald höchstpersönlich verklagen: Das wird nichts. Kritiker*innen befürchten, dass das OZG 2.0 damit genauso scheitern wird wie sein Vorgänger.

Auch wir können nicht in die Zukunft sehen. Wovon wir aber überzeugt sind: Die Verwaltungen sind motiviert, wollen Prozesse umsetzen und setzen sich ein (natürlich nicht alle, aber ein sehr großer Teil 🤝). Verstaubtes Image erleben wir äußerst selten. Im Gegenteil.

Die Digitalisierung muss vorangetrieben werden - das steht außer Frage. Worauf es ankommt, ist die Umsetzung. Zu schnell umgesetzte Prozesse à la „Wir schreiben E-Mails, drucken sie aus und scannen sie wieder ein" sind nicht zielführend. Nicht für Verwaltungen, nicht für Bürger*innen. Deshalb ist es wichtig, dass die Verantwortlichen kompetente Partner an ihrer Seite haben.

Wir sehen die Chance nicht im rechtlichen Druck. Die wahre Chance liegt darin, die Verwaltungen abzuholen. All die Unternehmen, die den öffentlichen Sektor bei der Digitalisierung unterstützen, müssen die Verantwortlichen dort abholen, wo sie sich im Prozess befinden.

𝗧𝗿𝗮𝗻𝘀𝗽𝗮𝗿𝗲𝗻𝘇, 𝗔𝘂𝗳𝗸𝗹𝗮̈𝗿𝘂𝗻𝗴 𝘂𝗻𝗱 𝗩𝗲𝗿𝘁𝗿𝗮𝘂𝗲𝗻 𝗶𝗻 𝗱𝗲𝗻 𝗣𝗿𝗼𝘇𝗲𝘀𝘀 𝘀𝗶𝗻𝗱 𝗱𝗶𝗲 𝗣𝗳𝗲𝗶𝗹𝗲𝗿, 𝗱𝗶𝗲 𝘄𝗶𝗿 𝗯𝗲𝗻𝗼̈𝘁𝗶𝗴𝗲𝗻.

𝗞𝗜 𝗵𝗮̈𝗹𝘁 𝗱𝗲𝗶𝗻𝗲𝗻 𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁 𝗶𝗺𝗺𝗲𝗿 𝗮𝗸𝘁𝘂𝗲𝗹𝗹 🔄Informationen fließen heutzutage schnell. Was heute brandaktuell ist, kann morgen...
07/03/2024

𝗞𝗜 𝗵𝗮̈𝗹𝘁 𝗱𝗲𝗶𝗻𝗲𝗻 𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁 𝗶𝗺𝗺𝗲𝗿 𝗮𝗸𝘁𝘂𝗲𝗹𝗹 🔄

Informationen fließen heutzutage schnell. Was heute brandaktuell ist, kann morgen schon wieder Schnee von gestern sein.

Auch Verwaltungen in Städten oder Landkreisen stellen sich der Informationsflut und sorgen dafür, dass die Bürger*innen immer auf dem aktuellsten Stand sind. Das ist bei den zahlreichen Abteilungen einer solchen Verwaltung keine leichte Aufgabe. Zurecht fragen sich die Verantwortlichen, ob es mit einem Chatbot denn wirklich noch einen Kanal braucht, der auch noch aktuell gehalten werden muss?! 🤨

Wir sagen: Ja!

Wichtige Randnotiz: Der Chatbot bleibt ganz von allein aktuell.

Dank unserer KI-Anbindung kann der Chatbot Antworten auf Grundlage von Websites ausgeben. Die Verwaltungen legen selbst Websites fest, die unser Chatbot-System durchsuchen soll. Auf der Grundlage der Website-Inhalte werden dann die passenden Antworten ausgegeben.

Bedeutet: Sind die Website-Inhalte aktuell, antwortet auch der Chatbot aktuell. Werden Inhalte gelöscht, stehen diese auch dem Chatbot nicht mehr zur Verfügung. Werden neue Inhalte hinzugefügt, sind diese automatisch auch für das System verfügbar. Wird die Website also ohnehin aktuell gepflegt, benötigt es für den Chatbot keinerlei Mehraufwand ✅

𝗘𝗶𝗻𝗲𝗿 𝗳𝘂̈𝗿 𝗮𝗹𝗹𝗲: 𝗕𝗲𝗵𝗶𝗻𝗱𝗲𝗿𝘁𝗲𝗻𝗯𝗲𝗶𝗿𝗮𝘁 𝘂𝗻𝘁𝗲𝗿𝘀𝘁𝘂̈𝘁𝘇𝘁 𝘂𝗻𝘀 𝗯𝗲𝗶 𝗱𝗲𝗿 𝗕𝗮𝗿𝗿𝗶𝗲𝗿𝗲𝗳𝗿𝗲𝗶𝗵𝗲𝗶𝘁 ✅Was ist, wenn die Sehkraft fehlt? Oder das...
22/02/2024

𝗘𝗶𝗻𝗲𝗿 𝗳𝘂̈𝗿 𝗮𝗹𝗹𝗲: 𝗕𝗲𝗵𝗶𝗻𝗱𝗲𝗿𝘁𝗲𝗻𝗯𝗲𝗶𝗿𝗮𝘁 𝘂𝗻𝘁𝗲𝗿𝘀𝘁𝘂̈𝘁𝘇𝘁 𝘂𝗻𝘀 𝗯𝗲𝗶 𝗱𝗲𝗿 𝗕𝗮𝗿𝗿𝗶𝗲𝗿𝗲𝗳𝗿𝗲𝗶𝗵𝗲𝗶𝘁 ✅

Was ist, wenn die Sehkraft fehlt? Oder das Gehör? Wie können wir unterstützen?

Diese und viele andere Fragen stellen wir uns während der täglichen Arbeit. Uns bei viind ist es wichtig, bei der Weiterentwicklung unseres Chatbots und der dazugehörigen Systeme eines nie aus den Augen zu verlieren:

𝗔𝘂𝗰𝗵 𝗠𝗲𝗻𝘀𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗺𝗶𝘁 𝗕𝗲𝗵𝗶𝗻𝗱𝗲𝗿𝘂𝗻𝗴𝗲𝗻 𝘀𝗼𝗹𝗹𝗲𝗻 𝘂𝗻𝘀𝗲𝗿𝗲𝗻 𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁 𝗻𝘂𝘁𝘇𝗲𝗻 𝗸𝗼̈𝗻𝗻𝗲𝗻.

Mit unserer Grafikdesignerin haben wir eine Expertin für Barrierefreiheit bereits im Team. Genauso wichtig ist uns aber der direkte Austausch mit Betroffenen. Wir wollen aus erster Hand erfahren, wie wir unterstützen und am besten auf individuelle Bedürfnisse eingehen können 🤝

Vor Kurzem waren wir deshalb zu Besuch bei unserem Kunden Stadt Augsburg. Dort haben wir uns mit dem Behindertenbeirat der Verwaltung und in dem Zuge mit Betroffenen ausgetauscht. Ein großer Dank geht an dieser Stelle an Katrin Mione (Digital Inhouse Consultant) und Reinhard Strobl (Medienmanagement Web) aus der Stadtverwaltung für die gemeinsame Gestaltung des Treffens 👏

Unsere Teammitglieder Dewi Krijger und Philipp Stähr konnten mit wertvollen Erkenntnissen aus Augsburg abreisen.

Der nächste viind-Chatbot ist live 🎉 Die Stadt Memmingen hat unseren Chatbot unter dem Namen 𝗲𝗺𝗺𝗶 eingeführt. Damit erle...
12/02/2024

Der nächste viind-Chatbot ist live 🎉

Die Stadt Memmingen hat unseren Chatbot unter dem Namen 𝗲𝗺𝗺𝗶 eingeführt. Damit erleichtert die Stadt den rund 45.000 Einwohner*innen die Kommunikation mit der Verwaltung.

Ein besonderer Dank geht an Tanja Schröck von der Stadt Memmingen - in enger Zusammenarbeit haben wir den Chatbot auf den Weg gebracht 👏 Für uns ist es jedes Mal eine große Freude mit Menschen zusammenzuarbeiten, die sich engagiert für die Digitalisierung einsetzen!

Erreichbar ist der Chatbot unter https://www.memmingen.de/ 🤖

Heute ist der 𝗪𝗲𝗹𝘁𝘁𝗮𝗴 𝗼𝗵𝗻𝗲 𝗠𝗼𝗯𝗶𝗹𝘁𝗲𝗹𝗲𝗳𝗼𝗻 📱Wir könnten euch nun fragen, ob ihr Besitzer oder Besitzerin eines Mobiltelefon...
06/02/2024

Heute ist der 𝗪𝗲𝗹𝘁𝘁𝗮𝗴 𝗼𝗵𝗻𝗲 𝗠𝗼𝗯𝗶𝗹𝘁𝗲𝗹𝗲𝗳𝗼𝗻 📱

Wir könnten euch nun fragen, ob ihr Besitzer oder Besitzerin eines Mobiltelefons seid. Wir wissen aber auch, dass mehr als 80% die Frage ohnehin mit „ Ja" beantworten würden. Denn in Deutschland 𝗯𝗲𝘀𝗶𝘁𝘇𝗲𝗻 𝗿𝘂𝗻𝗱 𝟲𝟴 𝗠𝗶𝗹𝗹𝗶𝗼𝗻𝗲𝗻 𝗠𝗲𝗻𝘀𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗲𝗶𝗻 𝗦𝗺𝗮𝗿𝘁𝗽𝗵𝗼𝗻𝗲. Das sind 81% der Bevölkerung (https://buff.ly/485s0IG, Stand 5.2.2024).

Und auch wenn der Initiator dieses Welttages, der französische Autor Philippe Marsollier, ein bisschen „ Digital Detox" bezwecken wollte, gehört für die meisten auch am heutigen Tag das Handy dazu. Ob privat oder beruflich - Nachrichten, Anrufe und Co. gehören zum Alltag.

Genau deshalb ist es uns wichtig, unseren Chatbot auch mobil verfügbar zu machen. Das ermöglichen wir unseren Kund*innen auf 2 Wegen:

✅ Wenn der Chatbot auf einer Webseite eingebunden ist, erscheint das Chat-Icon nicht nur bei der Verwendung über Laptop und Co., sondern auch in der 𝗺𝗼𝗯𝗶𝗹𝗲𝗻 𝗩𝗲𝗿𝘀𝗶𝗼𝗻. So können die Nutzenden den Chatbot auch über das Smartphone verwenden.

✅ Unser Chatbot kann direkt über Dienste wie 𝗪𝗵𝗮𝘁𝘀𝗔𝗽𝗽 & 𝗙𝗮𝗰𝗲𝗯𝗼𝗼𝗸 genutzt werden. So können die Nutzenden direkt über die Messenger chatten. Damit werden die Menschen genau dort abgeholt, wo sie sich ohnehin täglich aufhalten. Rund 60% der Deutschen nutzen Messenger-Dienste (https://buff.ly/3w5PMHf, Stand 5.2.2024).

Mit diesen Möglichkeiten kann der Chatbot ganz unkompliziert in die tägliche Mediennutzung eingebunden werden.

Falls ihr euch nun spontan dazu entschließen solltet, das Handy für den restlichen Tag abzuschalten, wünschen wir euch eine entspannte Zeit ohne Smartphone 📵

𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁𝘀: 𝗘𝗻𝘁𝗹𝗮𝘀𝘁𝘂𝗻𝗴 𝗼𝗱𝗲𝗿 𝗘𝗻𝘁𝗹𝗮𝘀𝘀𝘂𝗻𝗴?„Meine Arbeit wird überflüssig.“ Diese Gedanken beschäftigen tagtäglich viele Mensc...
25/01/2024

𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁𝘀: 𝗘𝗻𝘁𝗹𝗮𝘀𝘁𝘂𝗻𝗴 𝗼𝗱𝗲𝗿 𝗘𝗻𝘁𝗹𝗮𝘀𝘀𝘂𝗻𝗴?

„Meine Arbeit wird überflüssig.“

Diese Gedanken beschäftigen tagtäglich viele Menschen. Immer mehr Innovationen und beeindruckende Technologien lösen nicht nur Begeisterung aus. Denn viele Arbeitnehmer*innen sehen ihren Job gefährdet. Man könnte ja durch Technik ersetzt werden ⛔️

Auch Chatbots werden gerne als potenzieller Feind betrachtet. Uns als Anbieter eines solchen Systems ist Aufklärung daher besonders wichtig.

Denn Chatbots sollen nicht für Entlassung, sondern für Entlastung sorgen. Sie sind eine Art „𝗘𝗿𝘀𝘁𝗲 𝗛𝗶𝗹𝗳𝗲“ für Routinefragen und können dabei unrerstützen, Ressourcen zu schonen und den Nutzenden schnellere Antworten zu bieten. Durch den Einsatz von Chatbots können sich die Mitarbeitenden auf individuellere Anfragen und komplexe Anliegen konzentrieren 💡

Es wird auch in Zukunft Anliegen geben, die 𝗘𝗺𝗽𝗮𝘁𝗵𝗶𝗲, 𝗙𝗹𝗲𝘅𝗶𝗯𝗶𝗹𝗶𝘁𝗮̈𝘁 𝘂𝗻𝗱 𝗺𝗲𝗻𝘀𝗰𝗵𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲 𝗨𝗿𝘁𝗲𝗶𝗹𝘀𝗳𝗮̈𝗵𝗶𝗴𝗸𝗲𝗶𝘁 voraussetzen. Und genau dafür schaffen wir Entlastung. Wenn durch den Chatbot mehr als die Hälfte der täglichen Anrufe eingespart und die Antwortrate verdoppelt werden kann, dann werden Ressourcen frei. Diese im Anschluss effizienzsteigernd zu füllen, sollte das Ziel sein.

So wird der Chatbot von der vermeintlichen Gefahr zum neuen Teammitglied 🤝

𝗪𝗮𝗿𝘂𝗺 𝗱𝗲𝗿 𝗡𝗮𝗺𝗲 𝗲𝗶𝗻𝗲𝘀 𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁𝘀 𝘄𝗶𝗰𝗵𝘁𝗶𝗴 𝗶𝘀𝘁... 💡Wenn wir mit den Mitarbeitenden einer Verwaltung kommunizieren, ist es gan...
22/01/2024

𝗪𝗮𝗿𝘂𝗺 𝗱𝗲𝗿 𝗡𝗮𝗺𝗲 𝗲𝗶𝗻𝗲𝘀 𝗖𝗵𝗮𝘁𝗯𝗼𝘁𝘀 𝘄𝗶𝗰𝗵𝘁𝗶𝗴 𝗶𝘀𝘁... 💡

Wenn wir mit den Mitarbeitenden einer Verwaltung kommunizieren, ist es ganz selbstverständlich, dass wir den Namen unseres Gegenübers kennen. Kein anonymes Gespräch, wir wissen genau, mit wem wir es zu tun haben. Bei Chatbots ist das anders. Die Kommunikation mit den digitalen Helferlein ist für viele Menschen noch abstrakt. Schließlich sitzt kein Mensch am anderen Ende der Leitung 💬

Die (potenziellen) Nutzenden müssen die Hemmungen verlieren und sich in der Kommunikation wohlfühlen.

Dabei können schon kleine Details helfen. Dazu zählt unter anderem die Namensgebung für den Chatbot. Verwaltungen und Unternehmen, die unseren Chatbot implementieren, wählen selbst einen passenden Namen. So erscheint der Chatbot ein Stück weniger als abstraktes IT-System. Mit dem eigenen Namen hauchen wir dem Ganzen ein bisschen Leben ein 👏

Natürlich kann der Name ganz nach dem Motto „Finden wir einfach schön“ ausgewählt werden. Besser für die Identifizierung der Nutzenden mit dem Chatbot ist allerdings eine gut überlegte Wahl. Denn meist lassen sich kreative Namen zusammenstellen, die eine Verbindung zur Verwaltung bzw. zum Unternehmen schaffen 🔄

𝗨𝗻𝘀𝗲𝗿𝗲 𝗞𝘂𝗻𝗱*𝗶𝗻𝗻𝗲𝗻 𝗺𝗮𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗲𝘀 𝗯𝗲𝗿𝗲𝗶𝘁𝘀 𝘃𝗼𝗿:

🤖 Der Landkreis Regensburg betreibt den Chatbot „𝗥𝗲𝗟𝗮𝗫“. Der Name ist eine Abkürzung für „Regensburger Land Lexikon“.

🤖Der Landkreis Tirschenreuth hat seinem Chatbot den Namen „𝗧𝗶𝗿𝗶“ gegeben.

🤖Der Chatbot der Stadt Würzburg heißt „𝗪𝘂𝗲𝗯𝗼𝘁“.

🤖Und die Stadt Amberg hat den Namen „𝗦𝗔𝗠“ gewählt.

Das sind nur einige Beispiele unserer Kund*innen, die zeigen, dass alle Verwaltungen ihre ganz eigenen Ansätze verfolgen. Dabei ist allen gemein, dass sie eine individuelle Bedeutung haben, den Chatbot weniger anonym erscheinen lassen und damit eine erste Bindung zu den Nutzenden schaffen.

Spielt doch gerne mal durch: Wie würdet ihr euren Chatbot nennen?

Landkreis Regensburg Amberg.de Würzburg.de

Adresse

Leightonstraße 3
Würzburg
97074

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