02/06/2026
📧 Revisionssicher oder riskant?
Was Ihr über E-Mail-Archivierung wissen müsst?
Hand aufs Herz: Würdet Ihr eine geschäftlich relevante E-Mail von vor fünf Jahren innerhalb weniger Sekunden finden? Und könntet Ihr bei einer Betriebsprüfung belegen, dass diese unverändert und rechtssicher archiviert wurde?
Viele Unternehmen fühlen sich mit ihrem Backup auf der sicheren Seite. Dabei wird oft übersehen: Eine Datensicherung schützt vor Datenverlust - ersetzt aber keine rechtssichere E-Mail-Archivierung.
Der entscheidende Unterschied:
✔️ Backup: Schützt Daten vor Verlust und ermöglicht die Wiederherstellung nach einem Ausfall, Defekt oder Cyberangriff.
✔️ Archivierung: Speichert geschäftsrelevante E-Mails langfristig, unveränderbar und revisionssicher – damit sie auch Jahre später noch schnell auffindbar sind.
Wusstet Ihr schon?
Für viele geschäftliche E-Mails gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten:
📌 E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten, müssen in der Regel 6 Jahre aufbewahrt werden.
📌 E-Mails mit Rechnungen, Buchungsbelegen, Jahresabschlüssen oder Bilanzen unterliegen sogar einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Wer diese Vorgaben nicht erfüllt, riskiert bei Prüfungen unnötigen Aufwand, Probleme bei der Nachweisführung und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen.
💬Wie organisiert Ihr Eure E-Mail-Archivierung? Wenn Ihr unsicher seid, ob Eure aktuelle Lösung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, beraten wir Euch gerne.