07/11/2018
Intervento al Convegno ABICONF del 19 ottobre 2018 – Condominio Italia Expo Bologna Fiere
a cura del Dott. ANDREA TOLOMELLI – Presidente Nazionale ABICONF
I Registri Condominiali
Intervento al Convegno ABICONF del 19 ottobre 2018
Condominio Italia Expo Bologna Fiere
a cura del Dott. ANDREA TOLOMELLI – Presidente Nazionale ABICONF
I Registri Condominiali, come delineati a seguito della recente riforma dell’Istituto del Condominio sono:
Il Registro Anagrafico – ex art. 1130 c.c. n° 6
Il Registro Verbali – ex art. 1130 c.c. n° 7
Il Registro Nomina e Revoca dell’Amministratore ex art. 1130 c.c. n° 7
Il Registro di Contabilità ex art. 1130 c.c. n° 7
Oltre ad un generale dovere di conservazione di tutta la documentazione riferibile alla gestione condominiale, previsto al comma 8).
Per quanto alla documentazione amministrativa, componente il Rendiconto condominiale l’art. 1130 – bis, ultimo comma c.c., prevede espressamente che le scritture ed i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
Ai sensi dell’Articolo 1130 c.c. n° 6), 7) e 8) :
“L’Amministratore, … …. deve :
6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
7) curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio;”
Va anzitutto osservato che la cura – intesa come compilazione e custodia – dei Registri condominiali e di tutta la documentazione afferente alla gestione tecnico – amministrativa del Condominio spetta all’Amministratore che dovrà:
All’Atto di nomina e/o rinnovo dell’incarico comunicare nell’ambito dei dati anagrafico professionali il luogo ove verranno tenuti i suddetti Registri ex art. 1129 c.c. comma 2° . Il disposto in parola cita testualmente “ il locale ove si trovano i registri”; naturalmente per il caso di nomina dovrà essere inteso nel senso del locale ove verranno tenuti i registri non potendosi richiedere – ne avendosi la norma questo scopo – che l’Amministratore entrante attesti ove sono i Registri custoditi da altri (precedente Amministratore). Tra l’altro, si può ipotizzare che, la dichiarazione si possa sostanziare nell’indicazione del luogo ove si trova lo Studio dell’Amministratore salvo esplicita indicazione nel caso di diverso luogo. Ricordiamo che, l’Amministratore deve indicare con apposita targa nel Condominio le proprie generalità – domicilio e recapiti anche telefonici (ex art. 1129, 5° comma c.c.).
Alla cessazione dell’incarico consegnare tutta la documentazione all’Amministratore entrante (ex art. 1129, 8° comma c.c.).
L’inottemperanza agli obblighi di cura, custodia e compilazione dei Registri condominiali, costituisce ai sensi e per gli effetti dell’articolo 1129 comma 12 n° 7, grave irregolarità gestionale che potrebbe anche costituire motivo di revoca dell’incarico per l’Amministratore.
I Registri, devono avere una loro fisicità essendo solo quello di contabilità gestibile con modalità informatica.
Il Registro è per definizione un libro, quaderno, fascicolo o volume formato da un certo numero di fogli numerati progressivamente e contrassegnati nel quale si registrano i dati in successione nel tempo.
Il Registro Anagrafico
Il “nuovo” Registro Anagrafico dovrà contenere:
In una prima parte le generalità – nome, cognome, codice fiscale, residenza o domicilio, dei singoli condomini (proprietari / comproprietari e titolari / contitolari di diritti reali sull’immobile – usufruttuari / uso – abitazione), nonché degli eventuali titolari di diritti personali di godimento (per dominante interpretazione conduttori e comodatari e assegnatari della casa coniugale nel caso di separazione).
Il registro potrà poi essere arricchito dei recapiti telefonici e dagli indirizzi mail. A proposito di tali dati il Garante della Privacy nel suo Vademecum “Il Condominio e La Privacy” ha previsto che, per i numeri di telefono fisso, cellulare e indirizzi di posta elettronica, potranno essere utilizzati tenendo presente il principio di proporzionalità circa l’uso dei medesimi, con particolare riferimento a frequenze e orari.
Non potranno essere comunicati a terzi, salvo per quelli contenuti nei pubblici elenchi ed in caso di consenso dell’interessato.
Sempre nella prima parte i dati catastali delle singole unità immobiliari costituenti il Condominio.
In una seconda parte, “ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edifici”.
Dunque: Le certificazioni di conformità degli impianti e beni comuni, i report di controllo agli impianti elettrici, i certificati prevenzione incendi, ecc …. .
Sulla base di una recente nota del Ministero di Giustizia nel Registro Anagrafico sono da includere:
Certificazioni Prevenzione incendi – Vigili del Fuoco.
Certificato di conformità edilizia e agibilità.
Documentazione ascensori (libretto, collaudi e numero di matricola).
Documentazione impianti elevatori disabili e verifiche periodiche.
Marcature Ce in caso di giochi per bambini in giardino.
Adempimenti previsti dal dlgs 81/08 nel caso di presenza di Portiere.
Dichiarazione di conformità degli impianti condominiali (elettrico, citofonico, televisivo centralizzato, videosorveglianza, sistema antintrusione, idrico antincendio, sanitario (allacciamento alla fogna) adduzione del Gas, riscaldamento e climatizzazione (se centralizzati) protezione dalle scariche atmosferiche.
Dichiarazione degli impianti sotto pressione (riscaldamento centralizzato, autoclave)
Dichiarazione CE ai sensi della direttiva macchine relativa ai cancelli.
Documentazione di carattere chimico fisico e battereologico (in presenza serbatoio, cisterna o tubazione comune per adduzione dell’acqua, potabile e gli impianti di riscaldamento centralizzati e climatizzazione centralizzati.
Nonché protocollo di controllo rischio legionellosi, documento che deve contenere una valutazione del rischio con l’obbiettivo di identificare tutti i fattori di rischio del Condominio ed in particolare degli impianti idrici secondo quanto previsto dalle linee guida del Ministero della salute.
Presenza di macchine ed impianti ed eventuali problemi di natura strutturale.
Eventuali interventi per la rimozione di amianto
Sicurezza stativa dell’edificio come strutture portanti, suolo e sottosuolo (che dovrebbero essere già in possesso dell’Amministratore).
L’Amministratore ha l’onere di provvedere alla compilazione del Registro Anagrafico inoltrando richiesta ai condomini (ad esempio tramite l’invio di schede).
E poi prevista una modalità di raccolta “coatta” dallo stesso articolo di legge:
L’Amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili.
Riteniamo utile che, i costi di tali operazioni vengano debitamente illustrati nelle condizioni di mandato dell’Amministratore presentate annualmente all’assemblea dei condomini (ex art. 1129 c.c., comma 14). e nelle lettere di richiesta.
Una volta formate le posizioni anagrafiche è espresso onere dei singoli condomini comunicare eventuali variazioni.
Ricordiamo, poi, l’onere di deposito a carico del venditore previsto dall’articolo 63 delle disposizioni di attuazione al c.c., comma 5°: “Chi cede diritti su unità immobiliari resta obbligato solidalmente con l’avente causa per i contributi maturati fino al momento in cui è trasmessa all’Amministratore copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto”.
Cassazione penale, sez. IV, 23/10/2015, n. 46385
COMUNIONE E CONDOMINIO – Condominio negli edifici – – amministratore, attribuzioni e provvedimenti
L’amministratore di condominio assume una posizione di garanzia ope legis, derivante dalle norme civilistiche che gli attribuiscono la competenza ad eseguire tutti i necessari atti di gestione e manutenzione delle parti comuni di un edificio. Ne discende che egli va ritenuto responsabile per l’eventuale evento lesivo derivante dalla difettosa manutenzione dell’immobile (fattispecie relativa alle lesioni subite da un minorenne colpito da pezzi di intonaco caduti da un palazzo).
Violazione del disposto l’articolo 1130 c.c. comma sei
Il Legislatore riformatore prevede (all’articolo 1129 comma 12 nn. 7) che l’inottemperanza agli obblighi di cui all’articolo 1130, nn. 6),7)e 9), dunque anche quello alla tenuta del Registro Anagrafico di Sicurezza, di cui l’Amministratore è custode, costituisce grave irregolarità che può portare alla revoca giudiziale dell’Amministratore. Ai sensi del precedente undicesimo comma, la revoca dell’Amministratore può essere deliberata in ogni tempo dall’Assemblea, con la maggioranza prevista per la sua nomina oppure disposta dell’Autorità giudiziale suricorso di ciascun condomino nei casi di grave irregolarità. Il Giudice sulla base degli elementi fornitegli, apprezzerà, dunque, la sussistenza nel caso concreto della lesione del vincolo fiduciario tra Amministratore e condomini tale da determinare la revoca dell’incarico, traendosi dalla norma un criterio di orientamento e non un parametro esclusivo di verifica.
Tribunale Udine, 07/11/2014
COMUNIONE E CONDOMINIO – Condominio negli edifici – – amministratore, nomina e revoca In tema di revoca giudiziale, deve ritenersi che non integri mancata esecuzione di provvedimenti giudiziari ex art. 1129, comma 12, n. 2, c.c. il comportamento dell’amministratore condominiale che – a fronte dell’intervenuta sospensione giudiziale di delibera assembleare con cui era stata decisa la chiusura dell’impianto di riscaldamento centralizzato – non sia nelle condizioni di dare immediata attuazione all’accensione del riscaldamento centralizzato stesso, attesa la mancanza di denaro per l’acquisto di combustibile, per avere l’assemblea – con delibera non impugnata sul punto – eliminato dal bilancio preventivo le voci di spesa relative al riscaldamento.
Parimenti, deve ritenersi che non integri motivo di revoca ex art. 1129, comma 12, n. 7, c.c. il comportamento dell’amministratore che – a soli pochi mesi dall’entrata in vigore della riforma che ha introdotto all’art. 1130, n. 7, c.c. l’obbligo di tenere il registro dell’anagrafe condominiale, senza però stabilire espressamente un termine – si sia attivato con una lettera ai condomini per richiedere le informazioni necessarie alla tenuta del registro medesimo.
Obbligo di conservazione di documentazione condominiale Per completezza si rammenta che ai sensi del nn. 8 art. 1130 c.c. l’Amministratore ha l’obbligo di conservare tutta la documentazione inerente atti propri gestori riferibili sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico – amministrativo dell’edificio e del Condominio.
Ai sensi dell’articolo 1130 bis. c.c. primo comma: “Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione”.
Riconsegna della documentazione al termine del mandato. A termine mandato l’Amministratore è tenuto ad una tempestiva riconsegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al Condominio ed ai singoli condomini ai sensi e per gli effetti dell’articolo 1129 c.c. n° 8. Disposto specifico in materia condominiale rispetto al più generale dovere del mandatario di restituzione e rendicontazione al mandante ex art. 1713 c.c.
Il Registro Verbali
Il Legislatore Riformatore nell’ambito del nuovo art. 1130 c.c., comma 7, disciplina il contenuto del registro verbali assembleari specificando che questo deve contenere:
le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea ( attenzione: di conseguenza sono da annotare i verbali di mancata costituzione dell’assemblea di 1° convocazione).
le deliberazioni.
le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta.
Da ciò ne discende che:
Il verbale non è una trascrizione cronologica e minuziosa di tutto quanto detto dai singoli partecipanti all’assemblea, quanto piuttosto un resoconto che contiene le dichiarazioni rese dai condomini (a loro richiesta), come pure per analogia dell’amministratore nonché raccoglie le delibere e/o proposte di delibere.
Le delibere si compongono di una parte descrittiva (testo della decisione posta in votazione ed eventuali antefatti per meglio circostanziare le questioni) nonché di una votazione sulla medesima.
Nel verbale devono essere annotate le “chiamate” dei partecipanti e le maggioranze costitutive delle assemblee.
Nel caso un condomino non richieda specificatamente la verbalizzazione di sua “dichiarazione personale” non potrà dolersi della mancata trascrizione da parte del Segretario dell’Assemblea.
A norma dell’articolo 1138 c.c. comma 4), il Regolamento di Condominio è allegato al Registro verbali.
A norma dell’articolo 1136 c..c comma 7), delle riunioni assembleari si redige processo verbale sul Registro verbali.
Il Registro di Nomina e Revoca dell’Amministratore
Previsto dall’art. 1130 c.c. n° 7, trattasi di un registro ove cronologicamente vengono annotate le date di nomina e revoca dell’Amministratore di Condominio e sua denominazione (Nome e Cognome o ragione sociale in caso di società).
È un Registro, a forma libera, a cura dell’Amministratore del Condominio, che non prevede la sottoscrizione da parte di condomini o altro.
Si ritiene che, questo Registro sia oggigiorno quello più indicato per provvedere alle volture del nominativo dell’Amministratore presso l’Agenzia delle Entrate, Banche etc … in luogo del Verbale assembleare di nomina il cui uso rischia di divenire, pertanto, in contrasto con le normative sulla privacy.
Il Registro di Contabilità
Previsto dell’articolo 1130 c.c. n° 7, a mente del quale:
“Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate”.
Trattasi di un registro cronologico nel quale devono essere annotate tutte le movimentazioni in entrata ed in uscita entro trenta giorni da quello di effettuazione.
Non ha un inizio ed una fine temporale trattandosi di un mero cronologico.
La previsione di cui all’articolo 1130 bis. c.c. “Rendiconto condominiale: … Si compone del registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione ….” va interpretata nel senso che, la “scheda” del registro di contabilità – riferita al periodo dell’anno di gestione – è una componente del Rendiconto condominiale.
Tribunale Torino sez. III, 04/07/2017 n. 3528
In tema di condominio di edifici, deve considerarsi rilevante anche l’osservanza ai precetti del novellato art. 1130-bis c.c. in tema di tenuta e redazione della contabilità, sicché, risultando elementi imprescindibili del rendiconto il registro di contabilità, il riepilogo finanziario ed una nota di accompagnamento sintetica, esplicativa della gestione annuale, in difetto di quest’ultima la delibera approvativa del rendiconto deve considerarsi viziata.
