What are the opening hours?

Monday 09:00 - 18:00 Tuesday 09:00 - 18:00 Wednesday 09:00 - 18:00 Thursday 09:00 - 18:00 Friday 09:00 - 18:00

InBase, Київ, Вулиця Новокостянтинівська, 15/15, Kyiv (2026)

04/06/2026

InBase розробляє два продукти для роботи з документами – Megapolis.DocNet і Scriptum.DMS. Обидва вирішують одну задачу: впорядкувати документообіг і прибрати з нього ручну рутину. Але призначені вони для дуже різних компаній, і часом до нас звертаються саме з питанням «що підійде нам?».

Розбираємо коротко.

Коли ваш вибір – Megapolis.DocNet

✔️ Ви велика компанія або державна організація. Експертний висновок про захист інформації рівня Г2 дозволяє використовувати систему в державних органах і у структурах із регульованими вимогами до безпеки.

✔️ Потрібні інтеграції з державними системами: СЕВ ОВВ, Пошта НБУ, Укрпошта, Електронний суд.

✔️ Складна організаційна структура з ієрархіями та делегуванням. Філії, дочірні компанії, багаторівневі узгодження. Megapolis.DocNet будувався саме під такі сценарії.

Коли ваш вибір – Scriptum.DMS

✔️ Ви малий або середній бізнес, і повноцінна корпоративна СЕД виглядає завеликим рішенням під ваші процеси і бюджет.

✔️ Хочете швидко стартувати. У Scriptum.DMS є готові шаблони документів і процесів, доступний free-trial і знайомий Google Drive-подібний інтерфейс.

✔️ AI має бути ключовою частиною щоденної роботи. Розпізнавання документів, класифікація, AI-резюме і AI-асистент закладені в архітектуру системи.

Обидва продукти автоматизують ваш документообіг і доступні з будь-якого пристрою.

Якщо складно вирішити, який підходить саме вам, найшвидший шлях – безкоштовна консультація. На ній ми ставимо кілька запитань про ваші процеси і пропонуємо той варіант, який реально відповідає вашій ситуації.

Замовити консультацію: https://inbase.com.ua/potribna-konsultacziya/

02/06/2026

Запит «скільки коштує ваша система документообігу?» — одне з найчастіших питань, з якими до нас приходять. Відповідь зазвичай починається з «залежить», і це не намагання уникнути цифри.

Просто впровадження документообігу — це проєкт, де ціна формується з кількох доволі різних статей.

Що насправді впливає на бюджет:

▪️ Кількість користувачів і обсяг ліцензій. Різниця між 50 і 5000 співробітниками може бути в десятки разів, навіть на одному й тому ж продукті.

▪️ Складність маршрутів узгодження. Стандартні процеси налаштовуються швидко. Кастомізація під специфіку компанії, наприклад багаторівневі узгодження або складні бізнес-правила, — це окремий бюджет.

▪️ Кількість і складність інтеграцій. Кожна інтеграція із зовнішніми системами, наприклад CRM, ERP, бухгалтерія чи кадри, додає до проєкту певний обсяг розробки.

▪️ Міграція даних зі старої системи. Чим більше історичних документів і чим «екзотичніший» формат старої системи, тим дорожчий цей етап.

▪️ Інфраструктура. Хмарне рішення чи on-premise — це різні моделі вартості та різні горизонти окупності.

▪️ Навчання і супровід після запуску. Часто недооцінений рядок бюджету, але саме він визначає, чи приживеться система в команді.

За 25+ років впроваджень ми переконалися: чесний прорахунок можливий тільки після занурення в реальні процеси компанії. Тому замість абстрактних цифр ми пропонуємо безкоштовну консультацію. І вже потім залюбки порахуємо вартість саме для вашого випадку.

Замовити консультацію: https://inbase.com.ua/potribna-konsultacziya/

28/05/2026

Чому документообіг – питання не ІТ, а HR

Систему документообігу зазвичай замовляє керівництво, а впроваджує ІТ-департамент. HR при цьому залишається десь у периметрі проєкту, і саме тут більшість компаній втрачає віддачу від інвестицій у DMS.

За даними Prosci, проєкти із сильним change management (управлінням змінами) досягають цілей у 88% випадків, проти 13% там, де про людей забули. Тобто рівень адаптації співробітників впливає на результат сильніше, ніж функціонал самої системи.

Що HR насправді тримає в руках у такому проєкті:

▪️ комунікація змін і пояснення «навіщо» для кожної ролі

▪️ онбординг нових працівників у систему з першого дня роботи

▪️ регулярне навчання та підтримка команд після старту

▪️ робота з опором і збір зворотного зв'язку від користувачів

Технічна частина впровадження зазвичай завершується за кілька місяців. Адаптація людей триває довше, і саме вона визначає, чи стане система робочим інструментом, чи ще однією вкладкою, яку всі обходять.

За понад 25 років наших впроваджень ми бачили обидва сценарії. Різницю завжди робила команда, яка вела зміну всередині компанії, а не сам по собі вендор чи технологія.

Поділіться у коментарях: хто у вашій компанії реально «власник» системи документообігу – ІТ, HR чи операційний департамент? І як це впливає на те, як її використовують щодня?

26/05/2026

Клієнт написав у техпідтримку на пошту. Лист потрапив у загальну скриньку між десятком інших. Хтось його побачив, але не взяв у роботу – думав, що візьме колега. Колега думав те саме.

Через два дні клієнт телефонує: «Я писав вам у понеділок. Що з моїм запитом?» Відповідь: тиша і пошук листа.

А тепер помножте це на десяток запитів щодня. Додайте звернення, що приходять одночасно на пошту, в чат-бот і по телефону. Ще й відсутність розуміння, хто за що відповідає, скільки тікетів у кожного спеціаліста і чи виконуються KPI.

Знайомо? Тоді ось як це може працювати інакше.

На платформі Scriptum процес техпідтримки стає єдиним контрольованим потоком. Клієнт або співробітник подає запит – через систему, email, чат-бот або телефон. Усі канали зводяться в одне місце. Запит автоматично класифікується за тематикою, пріоритетом і складністю, і одразу призначається відповідальному спеціалісту.

Далі – прозорий процес для обох сторін. Клієнт бачить статус свого звернення і розуміє, скільки чекати. Спеціаліст бачить свої задачі, дедлайни та історію комунікації. Керівник бачить загальну картину: навантаження на команду, швидкість обробки, прострочені тікети.

Коли проблему вирішено — клієнт отримує сповіщення, підтверджує закриття й оцінює якість сервісу. Уся історія — листування, дзвінки, зміни статусу — зберігається в системі, і жоден запит не губиться.

Цікавить, як це може працювати? Деталі – тут: https://inbase.com.ua/case_business/avtomatyzacziya-tehpidtrymky/

21/05/2026

«У нас є мережева папка. Там усе зберігається. Навіщо нам ще якийсь електронний архів?»

Це питання ми чуємо регулярно. І воно справедливе – бо зовні файловий сервер і електронний архів виглядають схоже: і там, і там лежать файли. Але різниця між ними – як між коробкою з документами на горищі та архівом з каталогом, охороною та кліматконтролем.

Ось що файловий сервер не вміє, а електронний архів – вміє:

▪️ Контроль доступу на рівні документа
На файловому сервері доступ зазвичай налаштовується на рівні папки. Або ви бачите все, або нічого. В електронному архіві права можна задати для кожного документа окремо – хто бачить, хто редагує, хто тільки переглядає.

▪️ Строки зберігання
Деякі документи за законом потрібно зберігати 3 роки, інші – 5, треті – 75. Файловий сервер не знає про це нічого. Електронний архів може автоматично контролювати строки й сповіщати, коли документ підлягає знищенню або, навпаки, коли його видаляти ще не можна.

▪️ Пошук за змістом
На файловому сервері ви шукаєте за іменем файлу. Якщо хтось назвав документ «Doc_23_new_final» – удачі. В електронному архіві працює повнотекстовий пошук: за словами з документа, за реквізитами, за метаданими.

▪️ Журнал дій
Хто відкривав документ, хто завантажував, хто змінював – на файловому сервері дізнатися це майже неможливо. В електронному архіві кожна дія фіксується автоматично.

▪️ Класифікація та структура
Файловий сервер – це дерево папок, яке з часом перетворюється на лабіринт. Електронний архів організовує документи за типами, проєктами, контрагентами, датами і дозволяє знаходити їх різними шляхами, а не лише через одну «правильну» папку.

Файловий сервер – це сховище. Електронний архів – це система, яка знає, що в ній лежить.

Рішення InBase для організації електронного архіву – Scriptum.Repository та Megapolis.Repository. Вони забезпечують контрольоване зберігання, гнучкий пошук і відповідність вимогам законодавства.

Хочете зрозуміти, чи пора вам перерости файловий сервер? Будемо раді розібратися з вашим випадком на безкоштовній консультації. Заповнюйте форму в коментарях.

19/05/2026

Що відрізняє сильну систему документообігу від слабкої у 2026 році?

Не кількість функцій – вона у всіх плюс-мінус однакова. Реалізація: чи працює AI стабільно, чи інтегрується система з вашими програмами, чи можна підписувати документи з телефона.

У новій статті розклали 10 функцій, на які варто звертати увагу при виборі СЕД або DMS. З конкретикою і прикладами.

Посилання – у першому коментарі.

14/05/2026

DMS, ECM, BPM – що все це означає і що потрібно саме вам

Ви починаєте шукати систему для роботи з документами і потрапляєте у світ абревіатур: DMS, ECM, BPM, ERP, IDP, BPMN.

Кожен вендор використовує їх по-своєму, кожен каже, що саме його рішення – те, що вам потрібно. Спробуємо розібратися без маркетингу.

1️⃣ DMS (Document Management System) – система управління документами.

Це про те, щоб документи були в порядку: зберігання, версії, доступи, пошук, спільна робота. Якщо ваша головна проблема — «ми не знаємо, де що лежить і яка версія актуальна» – вам сюди.

2️⃣ ECM (Enterprise Content Management) – управління корпоративним контентом.

Це ширше, ніж DMS. Окрім документів, ECM охоплює будь-який контент компанії: листування, медіафайли, бази знань, архіви. Якщо у вас не просто документи, а великий масив різної інформації, який потрібно організувати – це про ECM.

3️⃣ BPM (Business Process Management) – управління бізнес-процесами.

Це вже не про файли, а про рух роботи: хто що робить, у якій послідовності, за яких умов. Якщо ваша проблема – «договір застрягає на погодженні, і ніхто не знає, на якому етапі» – вам потрібен BPM.

На практиці ці три речі часто перетинаються, адже документ без процесу – просто файл, а процес без документа – порожня схема. Тому сучасні рішення поєднують ці можливості.

Наприклад, Scriptum.DMS – це управління документами з вбудованою автоматизацією процесів. А low-code платформа Scriptum дозволяє будувати будь-які бізнес-процеси, в яких документи – лише один із елементів.

З чого почати? З головного запитання: що болить найбільше — хаос у файлах чи хаос у процесах? Відповідь підкаже напрямок.

Хочете розібратися, що підходить саме вашій компанії? Замовляйте консультацію, і ми розглянемо вашу ситуацію.

12/05/2026

Ми час від часу спілкуємося з компаніями, які вже пробували цифровізуватися і в яких щось пішло не так. Систему купили, але нею ніхто не користується. Або користуються, але паралельно ведуть ті самі процеси в Excel.

За 20+ років роботи ми бачили десятки таких ситуацій. І в більшості випадків причина не в технології, а в підході.

Ось три помилки, які повторюються найчастіше.

Помилка 1. Автоматизують хаос замість процесів
Компанія вирішує впровадити систему документообігу. Але перед цим не розбирається, як насправді рухаються документи всередині. Хто кого дублює, де є зайві погодження, які етапи існують «тому що так було завжди».

У результаті систему налаштовують під хаос – і він просто стає цифровим. Правильний порядок – спочатку розібрати процес, прибрати зайве, і тільки тоді автоматизувати те, що залишилось.

Помилка 2. Починають з усього одразу
Керівництво хоче бачити результат по всій компанії. Запускають одночасно документообіг, архів, погодження договорів, HR-процеси та інтеграцію з бухгалтерією. Команда не встигає звикнути, ІТ-відділ не встигає підтримувати, і через два місяці проєкт ставлять на паузу, яка зазвичай стає постійною.

Значно краще працює інший підхід: один процес, один відділ, один видимий результат. Коли люди бачать, що працює, вони самі просять підключити їх наступними.

Помилка 3. Обирають систему під ІТ-відділ, а не під бізнес
Рішення про впровадження часто приймає технічна команда. Вона обирає те, що зручно інтегрувати, що відповідає технічним вимогам, що знайоме. Але потім цією системою мають користуватися діловоди, юристи, бухгалтери, менеджери – люди, яких ніхто не запитав.

Система, яку бізнес не розуміє і не хоче використовувати, приречена стояти порожньою.

Цифрова трансформація – зміна підходу до роботи з інформацією. І починається вона з правильних запитань, а не з правильного ПЗ. Ми в InBase працюємо саме за таким підходом.

07/05/2026

Спершу всі звикають до незручностей, потім починають їх обходити, а потім вже й не помічають, що значна частина робочого часу витрачається на боротьбу з системою замість роботи в ній.

Так зазвичай і виглядає момент, коли пора міняти систему електронного документообігу.

Питання тільки в тому, як перейти на нову систему без хаосу: щоб не зупинити роботу компанії, не втратити дані і не наразитися на тихий опір усередині команди.

У новій статті розклали процес покроково – від аудиту наявних процесів до запуску в роботу. Розповіли, скільки реально триває перехід для малого бізнесу і для великої корпорації, чи треба переносити всі старі документи і як працювати з опором співробітників.

Посилання – у першому коментарі.

05/05/2026

Чи потрібен вам електронний документообіг?

Ми — компанія, яка розробляє системи електронного документообігу. І чесно скажемо: він потрібен не всім.

Якщо у вашій компанії 5–10 людей, ви обробляєте кілька десятків документів на місяць і всі сидять в одному офісі — вам, скоріше за все, вистачить спільної папки та здорового глузду. Витрачати час і бюджет на впровадження системи в такому випадку просто нераціонально.

Але є ознаки, що ситуація вже інша:

Ви витрачаєте більше часу на пошук документів, ніж на роботу з ними. Погодження одного договору займає тижні, бо хтось у відрядженні або «не бачив лист».

Ви не знаєте, яка версія документа актуальна. Ви не можете відповісти на запитання «хто і коли змінив цей файл».

У вас є люди, які працюють дистанційно, і документи застрягають між офісом і ноутбуком. Ви ростете — і з кожним новим співробітником хаосу стає більше.

Якщо впізнали хоча б два пункти — це не означає, що треба бігти купувати систему. Це означає, що варто поговорити і розібратися, чи справді ЕДО вирішить вашу проблему, чи потрібно почати з чогось іншого.

Ми завжди починаємо з аудиту процесів, а не з продажу ліцензій. Бо найгірше впровадження — те, яке не було потрібне.

Хочете чесно розібратися, чи потрібен вам ЕДО? Замовляйте консультацію.

InBase

04/06/2026

02/06/2026

28/05/2026

26/05/2026

21/05/2026

19/05/2026

14/05/2026

12/05/2026

07/05/2026

05/05/2026

Address

Opening Hours

Telephone

Website

Alerts

Contact The Business

Shortcuts

Share

Category

Monday	09:00 - 18:00
Tuesday	09:00 - 18:00
Wednesday	09:00 - 18:00
Thursday	09:00 - 18:00
Friday	09:00 - 18:00