OKM America

OKM America OpenKM USA LLC. is the American subsidiary of OpenKM Worldwide based in Palma de Mallorca, Spain.

07/15/2025

How to protect documents from loss or data theft

A deleted file, a poorly shared folder or a security breach can cost a company money, trust and compliance. Document protection is a business priority.

With OpenKM, you can centralize information, define user-based access controls, track every action with full audit logs, enable automatic backups, encryption, and prevent internal leaks with watermarks or print restrictions.

It’s a comprehensive approach to security that empowers your entire organization.

Watch the full video here: https://youtu.be/kvinaqOcki8

07/15/2025

Cómo proteger documentos contra pérdida o robo de información

Un archivo mal compartido o eliminado por error puede costarle caro a una empresa. Por eso, la protección documental debe ser una prioridad estratégica.

Con OpenKM puede centralizar toda la información, definir permisos de acceso, aplicar trazabilidad completa, activar copias de seguridad, cifrado y medidas contra fugas internas como marcas de agua o bloqueo de impresión.

Además, todo esto se complementa con formación para evitar errores humanos.

Vea el video completo aquí: https://youtu.be/wALs9E8nlF0

07/10/2025

The paperless office is here: faster, safer and more sustainable

Can you imagine an office without filing cabinets, printers or paper piles? For many companies, that’s already reality. Going paperless is no longer a trend — it’s a smart move for efficiency, control and environmental impact.

With OpenKM, you can digitize processes, implement secure e-signatures, automate workflows and centralize information with full traceability and remote access.

Reduce paper, save time and boost compliance — all while contributing to sustainability goals.

Watch the full video here: https://youtu.be/w1JwbLVpTkQ

07/10/2025

El futuro del trabajo sin papel: más eficiente, más seguro, más sostenible

¿Se imagina una oficina sin papel? Para muchas empresas ya es una realidad. El trabajo sin papel no es solo una opción ecológica, es una estrategia clave para ganar agilidad, reducir errores y proteger la información.

Con OpenKM puede transformar procesos, automatizar flujos, aplicar firma electrónica y centralizar documentos digitales con trazabilidad total. Desde cualquier lugar, sin impresiones innecesarias.

Menos papel, menos errores, más eficiencia y un impacto ambiental positivo.

Vea el video completo aquí: https://youtu.be/iKkR6WfFORs

07/08/2025

What does a document management system really do?

It’s not a person, but a platform that organizes, protects and automates your company’s documents. A good system turns information chaos into productivity and control.

In this video, we explain how solutions like OpenKM centralize files, manage version control, automate workflows, secure sensitive data and support remote access with full traceability.

Because document management is more than storage — it's a strategic asset for your business.

Watch the full video here: https://youtu.be/38Bdv2URb1s

07/08/2025

¿Qué hace exactamente un gestor documental?

No se trata de una persona, sino de un sistema que organiza, protege y automatiza toda la documentación empresarial. Un buen gestor documental convierte el desorden en eficiencia y seguridad.

En este video le mostramos cómo plataformas como OpenKM centralizan archivos, aplican control de versiones, automatizan flujos de trabajo, controlan accesos y permiten colaboración remota con total trazabilidad.

Porque gestionar documentos no es solo guardar archivos, es una ventaja estratégica para su organización.

Vea el video completo aquí: https://youtu.be/E_zda6JAe94

07/03/2025

Document management in finance and accounting: compliance, accuracy and security

In finance, every document matters — it’s legal evidence, decision support and regulatory proof. Poor document control leads to legal and financial risks.

With OpenKM, companies can centralize financial records, ensure version control and traceability, automate approvals, protect sensitive data and comply with tax and data protection laws.

The system also integrates with ERP and accounting platforms to streamline workflows, avoid duplications and reduce errors.

Watch the full video here: https://buff.ly/5T7To1j

07/03/2025

Gestión documental en contabilidad y finanzas: seguridad, control y cumplimiento

En el área financiera, cada documento es clave: es evidencia legal, soporte contable y base para la toma de decisiones. Si no se gestiona correctamente, los riesgos son serios.

Con OpenKM puede centralizar toda la documentación, aplicar control de versiones y trazabilidad, automatizar flujos de aprobación, proteger el acceso a información sensible y cumplir con las normativas fiscales y de protección de datos.

Además, se integra con sistemas ERP y contables para lograr procesos más seguros, fluidos y sin errores.

Vea el video completo aquí: https://youtu.be/oiqF-r0Dcbo

07/01/2025

Document management in HR: security, structure and compliance

HR departments handle highly sensitive documents: contracts, employee records, payroll, evaluations… Without proper management, time is wasted, mistakes happen and compliance risks increase.

With OpenKM, companies can centralize all HR documents, set access controls, automate processes like contract signing or certificate renewals, and ensure document retention policies meet legal standards.

All through an easy-to-use platform that boosts security and improves the employee experience — whether on-site or remote.

Watch the full video here: https://youtu.be/gT0jb2UGEUw

07/01/2025

Gestión documental en Recursos Humanos: orden, seguridad y cumplimiento

El área de Recursos Humanos gestiona información crítica: contratos, expedientes, nóminas, permisos… Sin una buena gestión documental, aumentan los errores, se pierde tiempo y se corre el riesgo de incumplir la ley.

Con OpenKM puede centralizar la documentación laboral, controlar accesos, automatizar procesos, asegurar la trazabilidad y aplicar políticas de conservación conforme a la normativa.

Todo desde una plataforma intuitiva que mejora la eficiencia operativa y la experiencia del equipo de trabajo.

Vea el video completo aquí: https://youtu.be/PJuyo_BpI6k

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